Von Microsoft zu evidenz: Softwareumstellung im Seminarmanagement an der Sebastian-Kneipp-Akademie
Die Sebastian-Kneipp-Akademie ist ein bundesweit tätiger Bildungsträger im Bereich Gesundheitsbildung. Jährlich organisiert sie zahlreiche Fortbildungen – was eine reibungslose Verwaltung voraussetzt. Lange nutzte die Akademie Microsoft Dynamics Navision. Mit dem angekündigten Support-Ende stand ein Systemwechsel an. Die Wahl fiel nach sorgfältiger Prüfung auf die Software evidenz, die speziell für das Seminarmanagement entwickelt wurde.
„Wir hatten von Beginn an ein gutes Gefühl, dass unsere Anforderungen mit evidenz vollständig abgedeckt werden.“
Brigitta Ernst, Akademieleiterin
Umstellung auf evidenz mit Blick auf die Zukunft
Vor der Auswahl der neuen Software analysierte die Akademie ihre bestehenden Prozesse und definierte klare Anforderungen: weniger manuelle Arbeit, moderne Bedienbarkeit und gute Betreuung. Zwei Softwareanbieter kamen dabei in die engere Auswahl – evidenz überzeugte mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einem engagierten Projektteam.
Die Einführung von evidenz erfolgte schrittweise über mehrere Monate. Ca. 30.000 Personendaten konnten problemlos aus Navision exportiert und in evidenz importiert werden. Sechs Mitarbeitende nutzen die Software nun täglich für die Seminarorganisation, drei weitere bei Bedarf für Auswertungen und Recherchen.
Regelmäßige Meetings mit dem Projektteam von evidenz stellten sicher, dass offene Fragen geklärt, Prozesse kontinuierlich angepasst und alle Beteiligten aktiv in den Umstellungsprozess eingebunden wurden. So konnte frühzeitig Vertrauen aufgebaut und eine hohe Akzeptanz innerhalb des Teams erreicht werden.
„Die Akzeptanz im Team war von Anfang an da – das hat den Start mit evidenz wirklich erleichtert. Ein neuer Kollege, der branchen- und fachfremd eingestiegen ist, war sofort begeistert. Er fand das System intuitiv und leicht bedienbar.“
Ute Müller, Teamleitung Zentrale Organisation & Digitalisierung im Kneipp-Bund e.V.
Spürbare Verbesserungen durch evidenz
Mit evidenz konnten zahlreiche Prozesse deutlich optimiert werden:
Die Seminarverwaltung läuft nun weitgehend automatisiert ab – manuelle Fehlerquellen wurden reduziert, administrative Aufgaben verschlankt. Digitale Anmeldungen und automatisierte Abläufe senkten den Papierverbrauch und steigerten die Effizienz. Die Planung von Räumen und Trainern wurde übersichtlicher und ressourcenschonender – Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an.
„Sobald sich ein Teilnehmer anmeldet, können wir automatisch eine Bestätigung mit allen wichtigen Eckdaten verschicken – und das mit nur zwei Klicks. Auch nach der Anmeldung – etwa beim Versand von Einladungen oder Rechnungen – sind die Abläufe jetzt deutlich einfacher. evidenz hilft uns, diese Prozesse effizient abzuschließen und spart dabei viel Zeit.“
Sabrina Heckl, Teamleitung Teilnehmerverwaltung, Power-Userin
Ein weiterer Vorteil ist die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Kursinformationen. Das erleichtert die interne Kommunikation und sorgt für eine bessere Übersicht. Zudem bleibt dem Team mehr Zeit für inhaltliche und strategische Aufgaben, da weniger manuelle Arbeitsschritte erforderlich sind.
„Man kann ganz einfach zwischen Kursen, Personen, Firmen und Referenten wechseln – das ist aus Anwendersicht wirklich sehr komfortabel. Die Software ist klar strukturiert und übersichtlich. Besonders der Navigationsbaum zu Beginn ist sehr gut aufgebaut.“
Sabrina Heckl, Teamleitung Teilnehmerverwaltung, Power-Userin
Für wen eignet sich evidenz?
Basierend auf ihren Erfahrungen empfiehlt die Sebastian-Kneipp-Akademie evidenz besonders kleinen bis mittelgroßen Organisationen mit bis zu 50 Mitarbeitenden. Insbesondere Einrichtungen, die bisher mit Excel- oder Access-basierten Lösungen arbeiten, können durch die intuitive Bedienung und durchdachte Struktur der Software deutlich profitieren.
„Wir haben uns für evidenz entschieden, weil wir von Anfang an den Eindruck hatten, dass unsere Bedarfe ernst genommen und bestmöglich umgesetzt wurden. Die kontinuierliche Entwicklung unserer Anwendung gemeinsam mit dem User-Team war ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Umstellung und beim erfolgreichen GoLive. Wir würden uns wieder für evidenz entscheiden!“
Brigitta Ernst, Akademieleiterin
Ute Müller, Teamleitung Zentrale Organisation & Digitalisierung im Kneipp-Bund e.V.
Sabrina Heckl, Teamleitung Teilnehmerverwaltung, Power-Userin
Fazit: Eine lohnende Investition in die digitale Zukunft
Die Umstellung auf evidenz hat sich für die Sebastian-Kneipp-Akademie gelohnt: Prozesse wurden digitalisiert, die Fehlerquote reduziert, die Übersichtlichkeit erhöht – und das Team kann sich stärker auf inhaltliche Aufgaben konzentrieren.
Das Ergebnis lässt sich sehen: Interessenten und potenzielle Teilnehmer können bequem über die Website die Seminarübersicht einsehen und sich direkt zu einem passenden Kurs anmelden: Seminar Gesamtübersicht
Die Teilnehmerdaten fließen dabei automatisiert durch den gesamten Prozess – von der Anmeldung über die Kursorganisation bis hin zur Zertifikatserstellung – ohne doppelte Dateneingabe, mit minimalem Verwaltungsaufwand, hoher Datensicherheit und maximaler Transparenz für alle Beteiligten.