Wie eine spezialisierte Akademie ihr Seminarmanagement digital skalierte und dabei 80% Zeitersparnis erzielte.
Die Akademie für Handrehabilitation bietet deutschlandweit spezialisierte Weiterbildungen für Ergo- und Physiotherapeut:innen an. Mit wachsender Nachfrage entwickelte sich auch das Kursangebot stetig weiter, und damit die Anforderungen an Organisation und Verwaltung.
„Mit der Zeit ist die Organisation immer komplexer geworden – mehr Kurse, mehr Teilnehmende, mehr Abstimmung. Wir haben schnell gemerkt, dass die bestehenden Prozesse da nicht mehr mithalten konnten, bis wir eine digitale Lösung fanden.“
Sven Klausch, Teil der Geschäftsführung
DIE AUSGANGSLAGE:
WACHSTUM BRINGT PROZESSE AN IHRE GRENZEN
Was mit rund 400 Teilnehmenden pro Jahr noch gut funktionierte, wurde bei über 2.000 schnell zur Belastung. Die bestehende Lösung – ein einfaches CMS – konnte zwar Buchungen und Termine abbilden, ließ jedoch zentrale Funktionen vermissen. Viele Abläufe waren weiterhin manuell organisiert.
Typische Herausforderungen:
- Datenexporte in Excel zur Weiterverarbeitung
- Manueller Versand von Rechnungen und Teilnehmerinformationen
- Hoher Abstimmungsaufwand bei Kommunikation und Organisation
- Fehlende Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen
Gerade bei rund 25 Standorten führte das zu einem erheblichen administrativen Aufwand – und zu steigender Fehleranfälligkeit.
DIE ANFORDERUNGEN:
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ZENTRALE STEUERUNG UND ECHTE AUTOMATISIERUNG
Gesucht war eine Lösung, die nicht nur verwaltet, sondern aktiv entlastet und Prozesse zusammenführt.
Im Fokus standen:
- Zentrale Abbildung aller Seminar- und Teilnehmerprozesse
- Automatisierung von Kommunikation, Dokumenten und Buchungen
- Einfache Bedienbarkeit für ein kleines Team
- Flexible Integration in bestehende Abläufe und die eigene Webseite
evidenz hat uns im Vergleich am meisten überzeugt, weil es unsere Abläufe nicht verbiegt, sondern sinnvoll unterstützt. Man merkt schnell, dass die Software aus der Praxis heraus gedacht ist.
Nach dem Vergleich mehrerer Lösungen fiel die Entscheidung auf evidenz Seminarmanagement. Ausschlaggebend war vor allem, wie gut die Software die realen Abläufe der Akademie abbilden konnte.
Neben Funktionen wie Serienmails, Dokumentenerstellung und Teilnehmermanagement überzeugte insbesondere die Möglichkeit, Buchungsprozesse direkt mit der eigenen Webseite zu verbinden.
DIE UMSETZUNG:
SCHNELL EINGEFÜHRT, STRUKTURIERT AUFGEBAUT
Die Einführung verlief effizient und klar strukturiert:
- Datenübernahme aus dem Altsystem
- Einrichtung der Grundstruktur
- Individuelle Anpassung von Dokumenten (z. B. Zertifikate, Serienmails)
- Vor-Ort-Einweisung durch den Anbieter
- Go-Live nach kurzer Einführungsphase
Bereits nach rund zwei Wochen arbearbeitete die Akademie vollständig mit dem neuen System.
Wenn Fragen aufkamen, kam sofort eine konkrete Lösung – nicht nur eine Standardantwort. Bis heute sind wir mit der Hilfsbereitschaft und Schnelligkeit des Softwareteams sehr zufrieden.
ONLINE-BUCHUNGSSYSTEM:
VOM WEBSEITENBESUCHER ZUM TEILNEHMER
Ein zentraler Fortschritt war die Einführung des integrierten Online-Buchungssystems. Die Seminare werden direkt über die Webseite der Akademie angeboten. Interessierte können sich online anmelden – und die Buchung wird automatisch übernommen.
Der Prozess läuft heute durchgängig digital:
- Veröffentlichung der Kurse über die Webseite
- Automatische Übernahme von Buchungen ins System
- Sofortige Aktualisierung von Verfügbarkeiten
- Direkte Weiterverarbeitung für Rechnungen und Kommunikation
Die technische Umsetzung erfolgte über eine Integration, die evidenz bereitgestellt hat.
Das Online-Buchungssystem hat unseren Prozess komplett verändert. Von der Anmeldung bis zur Weiterverarbeitung läuft alles durchgängig digital – ohne doppelte Erfassung oder Medienbrüche.
DIGITALE LERNINHALTE:
SCHNITTSTELLE ZU BLINK.IT
Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Anbindung an Blink.it. Die Akademie nutzt diese Schnittstelle insbesondere für die digitale Bereitstellung von Seminarunterlagen und Lerninhalten.
Konkret bedeutet das:
- Zentrale Verteilung von Unterlagen an Teilnehmende
- Bereitstellung von Videos im geschlossenen Bereich
- Quizfunktionen zur Prüfungsvorbereitung
- Strukturierte Aufbereitung der Inhalte für Trainer und Teilnehmende
Die Schnittstelle ermöglicht es den Trainern, Inhalte effizient und zentral bereitzustellen – ohne zusätzliche Kommunikationswege oder manuelle Verteilung.
DER ARBEITSALLTAG HEUTE:
Heute arbeitet das Verwaltungsteam – bestehend aus drei Personen – vollständig in evidenz. Eine klassische Aufgabenverteilung gibt es dabei nicht: Alle greifen flexibel auf das System zu und nutzen die Funktionen je nach Bedarf.
Durch evidenz sparen wir heute rund 75 bis 80 Prozent der Zeit in der Verwaltung. Viele Prozesse, die früher manuell liefen, passieren jetzt automatisch im System.
Abgebildet sind unter anderem:
- Kurs- und Terminplanung
- Teilnehmermanagement
- Rechnungsstellung und Versand
- Kommunikation über Serienmails
- Evaluationen und Auswertungen
- Dokumentenerstellung (z. B. Zertifikate)
- Verwaltung teilnehmerbezogener Dokumente, z. B. Berufsurkunden
- Verwaltung interner Dokumente, z. B. Teilnehmerlisten
Neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht: Grundfunktionen lassen sich innerhalb
weniger Stunden erlernen, sicherer Umgang entsteht in kurzer Zeit durch tägliche Nutzung.
Die Auswirkungen der Einführung sind klar messbar:
- Massive Zeitersparnis im Vergleich zu früher
- Deutlich reduzierte manuelle Arbeit
- Zentrale, transparente Prozesse
- Geringere Fehlerquote
- Skalierbarkeit bei wachsender Teilnehmerzahl
FAZIT: DIGITALISIERUNG, DIE WIRKLICH ENTLASTET
Mit der Einführung von evidenz hat die Akademie für Handrehabilitation ihre Prozesse grundlegend neu aufgestellt – von einer fragmentierten Lösung hin zu einem durchgängigen, digitalen System.
Das Ergebnis: Weniger Aufwand, mehr Struktur – und die Möglichkeit, weiteres Wachstum effizient zu begleiten.
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