Mehr Automatisierung im Seminarmanagement: Wie das KDZ seine Weiterbildungsprozesse effizienter organisiert

Das KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung bietet Weiterbildungen für den öffentlichen Sektor an. Das Themenspektrum reicht von Public Management und Führung über Recht und Kommunikation bis hin zu Finanzen, Steuern sowie Praxisforen und Netzwerken.

Für die Organisation dieses Angebots ist ein verlässliches Seminarmanagement zentral. Als Ende 2024 feststand, dass die bestehende Lösung abgelöst werden musste, nutzte das KDZ die Gelegenheit, seine Prozesse neu aufzustellen. Im Mittelpunkt standen dabei vor allem mehr Automatisierung, eine effizientere Teilnehmerverwaltung und die zuverlässige Abbildung komplexer CRM-Daten.

„Das Seminarmanagement ist das Fundament unserer Weiterbildungsorganisation. Deshalb war für uns wichtig, mit dem Systemwechsel nicht nur eine bestehende Lösung zu ersetzen, sondern unsere Abläufe gleichzeitig moderner und effizienter aufzustellen.“

Eva Wiesinger, Koordination Weiterbildung, KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung

Die Ausgangslage: Zu viele manuelle Schritte

Die Suche nach einer neuen Lösung begann im ersten Quartal 2025. Das bisherige System war nicht mehr zeitgemäß und erforderte an mehreren Stellen manuelle Arbeit.

Bestätigungen ließen sich nur umständlich versenden, Teilnehmerdaten aus dem Webshop mussten aufwendig weiterverarbeitet werden und auch Feedbackbögen wurden noch manuell ausgewertet. Gleichzeitig stellte die vorhandene Datenstruktur hohe Anforderungen an ein neues System: Personen, Organisationen und Adressen waren komplex miteinander verknüpft.

Hinzu kam eine Besonderheit des öffentlichen Sektors in Österreich: Akademische Titel und Amtstitel müssen korrekt gepflegt und dargestellt werden.

Für das KDZ standen deshalb vor allem diese Fragen im Mittelpunkt:

• Kann die neue Lösung komplexe Personen- und Organisationsstrukturen abbilden?
• Lassen sich Kommunikation und wiederkehrende Abläufe stärker automatisieren?
• Können bestehende CRM-Daten zuverlässig übernommen werden?
• Sind individuelle Erweiterungen möglich?

Die Entscheidung für evidenz

evidenz war beim KDZ bereits bekannt. Schon 2014 hatte sich die Organisation mit der Software beschäftigt, sich damals aufgrund der komplexen Datenbankanforderungen jedoch gegen eine Einführung entschieden.

2025 wurden erneut verschiedene Anbieter geprüft. Diesmal überzeugte evidenz insbesondere durch die Möglichkeiten zur Automatisierung und zum individuellen Customizing. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis spielte bei der Entscheidung eine Rolle.

Wichtig war beispielsweise, dass spezielle Anforderungen wie die Bereitstellung von Lernvideos in einem geschützten Benutzerbereich umgesetzt werden konnten.

„Für uns war entscheidend, dass die neue Lösung nicht nur Seminare verwaltet, sondern unsere bestehenden Abläufe spürbar vereinfacht und gleichzeitig unsere besonderen Datenstrukturen berücksichtigt.“

Eva Wiesinger, Koordination Weiterbildung, KDZ

Die Umsetzung: Datenmigration als zentrale Herausforderung

Der Projektstart erfolgte im August 2025, die intensive Umsetzung begann im September. Ziel war es, bis Dezember mit dem neuen System produktiv zu arbeiten.

Die größte Herausforderung lag dabei in der Aufbereitung und Migration der vorhandenen CRM Daten. Gerade die historisch gewachsenen Adress- und Organisationsstrukturen sowie die österreichische Titelvielfalt verlangten eine sorgfältige Vorbereitung.

Im Rahmen der Einführung wurden unter anderem folgende Themen umgesetzt:

• Migration und Aufbereitung der bestehenden CRM-Daten
• Einrichtung standardisierter Kommunikationsvorlagen
• Datenbereitstellung für CleverReach
• Umsetzung individueller Funktionen im Benutzerbereich

Entscheidend war aus Sicht des KDZ eine klare Planung im Vorfeld. Anforderungen wurden früh abgestimmt, Verantwortlichkeiten definiert und die Umsetzung konsequent entlang des Zeitplans gesteuert.

Mehr Automatisierung im Arbeitsalltag: Forderung

Heute unterstützt evidenz das Weiterbildungsteam vor allem bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben.

Ein konkreter Vorteil zeigt sich bei der Übernahme von Teilnehmerdaten aus dem Webshop. Diese lassen sich heute deutlich effizienter weiterverarbeiten als mit dem vorherigen System.

Auch bei der Kommunikation sorgen standardisierte Vorlagen für weniger Aufwand und ein einheitlicheres Erscheinungsbild gegenüber den Teilnehmenden.

Besonders deutlich wird der Unterschied bei den Feedbackbögen: Während diese früher manuell ausgewertet werden mussten, erfolgt die Auswertung heute digital und automatisiert.

 „Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben merken wir die Entlastung deutlich. Ein gutes Beispiel ist die Feedbackauswertung: Was früher manuell erledigt werden musste, läuft heute automatisiert.“

Eva Wiesinger, Koordination Weiterbildung, KDZ

Die Ergebnisse: Weniger Aufwand, klarere Abläufe

Die größten Verbesserungen zeigen sich vor allem in den täglichen Prozessen:

• Effizientere Teilnehmerverwaltung – Daten aus dem Webshop können einfacher übernommen und weiterverarbeitet werden.
• Automatisierte Feedbackauswertung – Manuelle Arbeitsschritte entfallen und Ergebnisse stehen schneller zur Verfügung.
• Standardisierte Kommunikation – Vorlagen reduzieren den Aufwand bei wiederkehrenden Schreiben und sorgen für ein einheitliches Auftreten.
• Abbildung individueller Anforderungen – Komplexe Datenstrukturen, österreichische Titel und spezielle Funktionen konnten berücksichtigt werden.
• Weniger manuelle Arbeit – Automatisierte Abläufe entlasten das Team insbesondere bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben.

* Die Rechnungslegung wird aktuell noch nicht vollständig über evidenz abgewickelt. Einestärkere Integration ist für die Zukunft jedoch denkbar.

Fazit: Gute Vorbereitung als Erfolgsfaktor

Mit evidenz hat das KDZ sein Seminarmanagement modernisiert und zentrale Abläufe stärker automatisiert. Besonders bei Teilnehmerverwaltung, Kommunikation und Feedbackprozessen konnte der manuelle Aufwand reduziert werden.

Gleichzeitig zeigt das Projekt, dass eine erfolgreiche Softwareeinführung nicht allein von der Lösung selbst abhängt. Eine saubere Vorbereitung, klar definierte Anforderungen und gut aufbereitete Daten waren für das KDZ wesentliche Voraussetzungen für die erfolgreiche Umstellung.