evidenz Weiterbildungs-Management

Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen.

Grundmodul

Hinweis: Nachfolgend sind die Funktionen beschrieben, die nach aktueller Preisliste im Grundmodul enthalten sind. Bei Bestandskunden sind manche Funktionen evtl. nicht freigeschaltet und müssen als Zusatzmodul lizenziert werden.

Basisfunktionen

Firmen- und Personen-Stamm
Serien E-Mails, Listen- und Serienbriefe
Automatischer Eintrag von Workflows (ToDos) zu Veranstaltungen
Dokumente und Anhänge in allen Stammdaten
Trainerstamm
Themenstruktur mit Seminarvorlagen
Veranstaltungen und Webinare
Teilnehmerverwaltung
Kostenerfassung
Statistiken
Kalenderansicht und Dashboard

Bildungsbedarf

Erfassung von personalisiertem Bildungsbedarf: durch manuellen Eintrag, aus dem Zusatzmodul „Online-Buchungssystem“ oder aus dem Zusatzmodul „Stellenprofile und Reihen“
Automatischer Eintrag von Bildungsbedarf für Pflichtkurse, die regelmäßig wiederholt werden müssen (z.B. Sicherheitstrainings)
Themenweise Übersicht über Bedarfseinträge
Übernahme von Personen mit Bildungsbedarf in Veranstaltungstermine
Erinnerungs-Mails an Personen mit Bildungsbedarf

Raumverwaltung

Pflege von Stammdaten für Tagungsstätten und die dazugehörigen Räume
Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen mit Suche nach passenden, freien Räumen und Prüfung auf Doppelbelegung und Raumgröße
Kalenderansicht zur Raumbelegung

Kostenstellen und interne Leistungsverrechnung

Kostenstellen-Stamm mit Anzeige der zugeordneten Personen und der belasteten Beträge
Zuordnung von Personen zu Kostenstellen mit Historisierung der Kostenstelle bei der Anmeldung, falls eine Person die Kostenstelle wechselt.
Ausdruckbare Liste „Interne Leistungsverrechnung“ für die Buchhaltung und Markierung abgerechneter Teilnahmen

Materialverwaltung

Pflege von Materialstammdaten (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
Zusätzliche Anmerkungen zur Materialliste
Materialliste

Hotels und Übernachtungen

Pflege von Stammdaten für Hotels mit Ausstattungsmerkmalen
Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
Hotelübernachtungsliste

Datenbankversionen

Bei den meisten Anwendungsfällen ist die Standardversion von evidenz ausreichend, die eine Access-Datenbank als Backend verwendet. Für größere Benutzerzahlen (mehr als ca. 5 gleichzeitige Benutzer) und große Datenmengen (mehr als ca. 50.000 Datensätze in der größten Tabelle) empfehlen wir die SQL-Server-Version von evidenz mit folgenden Vorteilen:

Bessere Performance bei sehr großen Datenmengen oder großen Benutzerzahlen
Berechtigungssystem (Lesen/Schreiben/kein Zugriff)

Der Funktionsumfang ist ansonsten mit der Access-Version identisch.

Zusatzmodule

Online-Buchungssystem

Darstellung Ihres Seminarkataloges im Internet oder im Intranet
In Ihre bestehenden Webseiten integrierbar
Online-Anmeldungen
Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut
Alternativ zu den fertigen Web-Ansichten von evidenz können die Daten auch über eine REST-API ausgetauscht werden
Optional: weitere Subdomains (z.B. zur Darstellung in verschiedenen Webseiten/Intranetseiten)

Mustersysteme

Online-Bildungshistorie (Selfservice für Manager und Mitarbeiter)

Anzeige der Bildungshistorie
Anzeige von Bildungsbedarf
Rollenbasiertes Berechtigungssystem (z.B. normale Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Seminarteilnahmen, Vorgesetzte die ihrer Mitarbeiter)
In Ihr Intranet integrierbar (Single-Sign-On)
Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Trainer Selfservice

persönlicher Login pro Trainer
Trainerkalender: Alle Termine im Überblick
Beantwortung von Terminanfragen
Details zu einzelnen Seminaren: Ort, Teilnehmerliste, Link zum Feedbackbogen, Auslastung, etc.
Ändern der Webinar-URL (z.B. Zoom- oder Teams-Link)

Optional:

Einsicht in das Teilnehmerfeedback
Pflege der eigenen Stammdaten
Kommunikation mit einzelnen oder allen Teilnehmern per Mail, Telefon, WhatsApp, …
Erfassung von teilnehmerbezogenen Daten, z.B. Bewertung/Note, Fehlzeiten („Klassenbuchfunktion“)
Datei-Upload für Teilnehmer, z.B. zur Bereitstellung von Teilnehmerunterlagen, Übungsaufgaben, Fotoprotokollen

Stellenprofile und Reihen

Definition von Stellenprofilen (benötigte Themen)
Soll/Ist-Vergleich pro Person: „Welche Themen wurden zur Erfüllung eines Profils bereits absolviert, welche fehlen noch?“
Automatischer Eintrag fehlender Seminarthemen in den Bildungsbedarf.
Expertensuche: Erweiterte Suchfunktion nach Personen, die bestimmte Profile erfüllen, bestimmte Seminare besucht haben, usw.
Seminarreihen oder Paketbuchungen, die aus festen Einzelterminen bestehen
Modulare Ausbildungen

Integrierte E-Learning Plattform

In evidenz integriert ist die E-Learning Plattform von blink.it.

Ihr Vorteil: die Abrechnung und der Support laufen über evidenz. Damit haben Sie nur einen Ansprechpartner für die Seminarverwaltungssoftware und die Lernplattform.

Automatische Anlage von E-Learning-Kursen in der Lernplattform
Synchronisation von Benutzer-Daten
Automatisches Einschreiben von Benutzern in Kurse
Übernahme von Lernfortschritten in die evidenz Bildungshistorie

Um Kosten zu sparen können Sie alternativ direkt einen Vertrag mit blink.it abschließen und „nur“ die Schnittstelle nutzen, bei gleicher Funktionalität. Die Schnittstelle ist auch für andere E-Learning Plattformen nutzbar (siehe unten).

Feedbackbögen und Online-Feedback-Erfassung

Pflege eines Fragenpools und beliebig vieler Feedbackbogen-Varianten
Skalen- Text- und Auswahlfragen
Erfassung von Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen
Druckbare Auswertung mit Häufigkeitsverteilung auf den Ebenen Veranstaltung, Thema, Zeitraum, Trainer oder Hotel
Zugang für Teilnehmer per E-Mail-Link, QR-Code im Namensschild oder Tablet im Seminarraum
Teilnehmer füllen den Feedbackbogen online aus
Automatische Übernahme der Antworten in die evidenz Software
Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Outlook-Integration

Mit diesen beiden Modulen verbinden Sie Ihre Outlook bzw. Exchange-Server Postfächer mit evidenz

E-Mail-Synchronisation

Übernahme eingehender und ausgehender E-Mails aus dem persönlichen Outlook-Postfach des angemeldeten Benutzers in evidenz
Öffnen der Originalmail inkl. Anhängen direkt aus evidenz durch alle Benutzer

Kalender-Exporte

Definition beliebig vieler Outlook-Kalender-Exporte, z.B. ein Gesamt-Seminarkalender, ein Kalender pro Raum, ein Kalender pro Trainer.
Automatischer Export der Termine in die definierten Kalender im Hintergrund

Rechnungswesen (Abrechnung externer Teilnehmer)

Teilnehmerabrechnung pro Veranstaltung
Auftraggeberabrechnung (Inhouse-Seminare) mit Textbausteinen zur Rechnungserstellung
Erstellung von E-Rechnungen nach dem XRechnung-Standard
Automatischer Rechnungslauf z.B. über einen Zeitraum
Gutschriften/Storno-Rechnungen
Freie Rechnungen mit Textbausteinen (Artikelstamm)
Rechnungsausgangsbuch
integriertes dreistufiges Mahnwesen

Export-Schnittstelle für Rechnungsdaten (FiBu)

zur Anbindung eines Buchhaltungsprogramms
getestet mit DATEV, an andere Programme anpassbar
Übergabe von Rechnungsdaten in eine Schnittstellendatei per Knopfdruck
Übergabe der Belegbilder (PDF-Rechnungen) über DATEV-Unternehmen-Online
Übergabe von Debitorenstammdaten
Übergabe von in evidenz erfassten Zahlungen

Preisgruppen

(nur zusammen mit Rechnungswesen nutzbar)

Definition beliebiger Preisgruppen (z.B. Mitglieder, VIP-Kunden, etc.)
Zuordnung der Preisgruppen zu Firmenkunden
Hinterlegen von abweichenden Teilnahmegebühren pro Thema und Preisgruppe

Mandantenfähigkeit

Bei der Mandantenfähigkeit sind alle Daten getrennt (getrennte Datenbank pro Mandant), die evidenz-Benutzer sind jedoch Mandantenübergreifend.

Beim Programmstart und aus der laufenden Software heraus können die Anwender einfach zwischen den Mandanten wechseln.

Die Mandantenfähigkeit können Sie z.B. Nutzen, wenn Sie die Seminarverwaltung für mehrere verschiedene Firmen übernehmen und deren Daten strikt voneinander getrennt sind.

Schnittstellen

Neben den Standardschnittstellen zu Microsoft-Office-Programmen und der oben beschriebenen FiBu-Schnittstelle, sind folgende automatisierbare Schnittstellen zur Integration und Koppelung von evidenz Software mit anderen Systemen verfügbar.

API - Schnittstellenpaket

Das Schnittstellenpaket besteht aus dateibasierten Schnittstellen und Webservices (REST-API).

Dateibasierte Schnittstellen können sehr einfach implementiert werden und kommen immer dann zum Einsatz, wenn die Daten nicht zeitkritisch sind. Typischer Anwendungsfall ist die tägliche Aktualisierung Ihrer Personalstammdaten über Nacht aus einem führenden Personalsystem, wie z.B. der Lohnbuchhaltung.

Die leistungsfähigen Webservices ermöglichen den Abruf, Aktualisierung und Neuanlage bestimmter Daten direkt in der evidenz Datenbank. Im Gegensatz zu den dateibasierten Schnittstellen können Daten damit in Echtzeit mit Ihrer evidenz-Installation ausgetauscht werden.

Folgende Datenflüsse werden unterstützt:

Firmen (Import und Export)
Personen (Import und Export)
Trainer (Export, nur per Webservice)
Themen und Veranstaltungen (Export)
Teilnahmen (Export)
Wartelisteneinträge (Export)
Vorkenntnisse oder E-Learning-Teilnahmen (Import, nur dateibasiert)

E-Learning-Schnittstelle Moodle oder blink.it

Zur Anbindung der Lernplattformen Moodle oder blink.it (andere Systeme per Individualprogrammierung möglich)

Automatische Anlage von E-Learning-Kursen in der Lernplattform
Synchronisation von Benutzer-Daten
Automatisches Einschreiben von Benutzern in Kurse
Übernahme von Lernfortschritten in die evidenz Bildungshistorie

Speziell für blink.it bieten wir optional auch die Abrechnung und den Support über evidenz an. Damit haben Sie nur einen Ansprechpartner für die Seminarverwaltungssoftware und die Lernplattform.