evidenz Weiterbildungs-Management
Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen.
Grundmodul
Hinweis: Nachfolgend sind die Funktionen beschrieben, die nach aktueller Preisliste im Grundmodul enthalten sind. Bei Bestandskunden sind manche Funktionen evtl. nicht freigeschaltet und müssen als Zusatzmodul lizenziert werden.
Basisfunktionen
- Firmen- und Personen-Stamm
- Listen- und Serienbriefe, Serien E-Mails
- Workflow – Management (Aufgaben, Kontakte, Wiedervorlagen)
- Dokumentenmanagement
- Trainerstamm
- Themenstruktur mit Seminarvorlagen
- Veranstaltungen und Webinare, Teilnehmerverwaltung
- Seminarkosten
- Statistiken
- Kalenderansicht
Bildungsbedarf
- Erfassung von Bildungsbedarf: Aus überbuchten Seminaren, durch manuellen Eintrag, aus dem Zusatzmodul „Online-Buchungssystem“ oder aus dem Zusatzmodul „Kompetenzprofile“
- Automatischer Eintrag von Bildungsbedarf für Pflichtkurse, die regelmäßig wiederholt werden müssen (z.B. Sicherheitstrainings)
- Themenweise Übersicht über Bedarfseinträge
- Übernahme von Bildungsbedarfs-Einträgen in konkrete Veranstaltungen
- Serienbriefe an Personen mit Bildungsbedarf
Raumverwaltung
- Pflege von Stammdaten für Tagungsstätten und die dazugehörigen Räume
- Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen mit Suche nach passenden, freien Räumen und Prüfung auf Doppelbelegung und Raumgröße
- Kalenderansicht zur Raumbelegung
Kostenstellen und interne Leistungsverrechnung
- Kostenstellen-Stamm mit Anzeige der zugeordneten Personen und der belasteten Beträge
- Zuordnung von Personen zu Kostenstellen mit Historisierung der Kostenstelle bei der Anmeldung, falls eine Person die Kostenstelle wechselt.
- Ausdruckbare Liste „Interne Leistungsverrechnung“ für die Buchhaltung und Markierung abgerechneter Teilnahmen
Materialverwaltung
- Pflege von Materialstammdaten (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
- Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
- Zusätzliche Anmerkungen zur Materialliste
- Materialliste
Hotels und Übernachtungen
- Pflege von Stammdaten für Hotels mit Ausstattungsmerkmalen
- Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
- Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
- Hotelübernachtungsliste
Datenbankversionen
Bei den meisten Anwendungsfällen ist die Standardversion von evidenz ausreichend, die eine Access-Datenbank als Backend verwendet. Für größere Benutzerzahlen (mehr als ca. 5 gleichzeitige Benutzer) und große Datenmengen (mehr als ca. 50.000 Datensätze in der größten Tabelle) empfehlen wir die SQL-Server-Version von evidenz mit folgenden Vorteilen:
- Bessere Performance bei sehr großen Datenmengen oder großen Benutzerzahlen
- Berechtigungssystem (Lesen/Schreiben/kein Zugriff)
Der Funktionsumfang ist ansonsten mit der Access-Version identisch.