evidenz Seminar-Management - Seminarverwaltung einfach gemacht

evidenz Seminar-Management

Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen.

Grundmodul

Hinweis: Nachfolgend sind die Funktionen beschrieben, die nach aktueller Preisliste im Grundmodul enthalten sind. Bei Bestandskunden sind manche Funktionen evtl. nicht freigeschaltet und müssen als Zusatzmodul lizenziert werden.

Basisfunktionen

Firmen- und Personen-Stamm
Listen- und Serienbriefe, Serien E-Mails
Workflow – Management (Aufgaben, Kontakte, Wiedervorlagen)
Dokumentenmanagement
Trainerstamm
Themenstruktur mit Seminarvorlagen
Veranstaltungen und Webinare, Teilnehmerverwaltung
Seminarkosten
Statistiken
Kalenderansicht

Rechnungswesen

Teilnehmerabrechnung pro Veranstaltung
Auftraggeber-Abrechnung (Inhouse-Seminare) mit Textbausteinen zur Rechnungserstellung
Automatischer Rechnungslauf z.B. über einen Zeitraum
Gutschriften/Storno-Rechnungen
Freie Rechnungen mit Textbausteinen (Artikelstamm)
Rechnungsausgangsbuch
integriertes dreistufiges Mahnwesen

Hotels und Übernachtungen

Pflege von Stammdaten für Hotels mit Ausstattungsmerkmalen
Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
Hotelübernachtungsliste

Warteliste

Erfassung von Interessenten zu Themen: automatisch aus überbuchten Seminaren oder manuell
Themenweise Übersicht über Wartelisteneinträge
Übernahme von Wartelisteneinträgen in konkrete Veranstaltungen
Serienbriefe an „Wartende“

Raumverwaltung

Pflege von Stammdaten für Tagungsstätten und die dazugehörigen Räume
Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen mit Suche nach passenden, freien Räumen und Prüfung auf Doppelbelegung und Raumgröße
Kalenderansicht zur Raumbelegung

Datenbankversionen

Bei den meisten Anwendungsfällen ist die Standardversion von evidenz ausreichend, die eine Access-Datenbank als Backend verwendet. Für größere Benutzerzahlen (mehr als ca. 5 gleichzeitige Benutzer) und große Datenmengen (mehr als ca. 50.000 Datensätze in der größten Tabelle) empfehlen wir die SQL-Server-Version von evidenz mit folgenden Vorteilen:

Bessere Performance bei sehr großen Datenmengen oder großen Benutzerzahlen
Berechtigungssystem (Lesen/Schreiben/kein Zugriff)

Der Funktionsumfang ist ansonsten mit der Access-Version identisch.

Zusatzmodule

Online-Buchungssystem

Darstellung Ihres Seminarkataloges im Internet oder im Intranet
In Ihre bestehenden Webseiten integrierbar
Online-Anmeldungen
Optional: weitere Ansichten (z.B. zur Darstellung von Last-Minute Seminaren, chronologische Ansicht, …)
Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Mustersysteme

Feedbackbögen und Online-Feedback-Erfassung

Pflege eines Fragenpools und beliebig vieler Feedbackbogen-Varianten
Skalen- Text- und Auswahlfragen
Erfassung von Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen
Druckbare Auswertung mit Häufigkeitsverteilung auf den Ebenen Veranstaltung, Thema, Zeitraum, Trainer oder Hotel
Zugang für Teilnehmer per E-Mail-Link oder QR-Code
Teilnehmer füllen den Feedbackbogen online aus
Automatische Übernahme der Antworten in die evidenz Software
Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Materialverwaltung

Pflege von Materialstammdaten (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
Zusätzliche Anmerkungen zur Materialliste
Materialliste

Preisgruppen

Definition beliebiger Preisgruppen (z.B. Mitglieder, VIP-Kunden, etc.)
Zuordnung der Preisgruppen zu Firmenkunden
Hinterlegen von abweichenden Teilnahmegebühren pro Thema und Preisgruppe

Export-Schnittstelle für Rechnungsdaten (Fibu)

zur Anbindung eines Buchhaltungsprogramms
getestet mit DATEV und Lexware, an andere Programme anpassbar
Übergabe von Rechnungsdaten in eine Schnittstellendatei per Knopfdruck
Übergabe von Debitorenstammdaten
Übergabe von in evidenz erfassten Zahlungen

Kursprofile und Reihen

Abbildung komplexer Angebotsstrukturen, wie z.B.

Kongresse mit Einzelworkshops und Abendveranstaltung
Seminarreihen oder Paketbuchungen, die aus festen Einzelterminen bestehen
Definition von Pflichtteilen und optionalen Teilen pro Reihe
Abbildung von modularen Ausbildungen mit freier Terminwahl

Outlook-Integration

Mit diesen beiden Modulen verbinden Sie Ihre Outlook bzw. Exchange-Server Postfächer mit evidenz

E-Mail-Synchronisation

Übernahme eingehender und ausgehender E-Mails aus dem persönlichen Outlook-Postfach des angemeldeten Benutzers in evidenz
Öffnen der Originalmail inkl. Anhängen direkt aus evidenz durch alle Benutzer

Kalender-Exporte

Definition beliebig vieler Outlook-Kalender-Exporte, z.B. ein Gesamt-Seminarkalender, ein Kalender pro Raum, ein Kalender pro Trainer.
Automatischer Export der Termine in die definierten Kalender im Hintergrund

Teilnehmer-Loginbereich im Online-Buchungssystem

Anzeige von besuchten Seminaren, zukünftigen Anmeldungen und Wartelisteneinträgen
Hinterlegen von Seminarbezogenen und persönlichen Dokumenten für die Teilnehmer
Seminaranmeldung ohne erneute Eingabe der persönlichen Daten
Optional: Ansicht „Trainerkalender“ für interne und externe Trainer. Anzeige von Terminen und Informationen zu Veranstaltungen. Login pro Trainer, jeder Trainer sieht nur seine Termine.

Mandantenfähigkeit

Bei der Mandantenfähigkeit sind alle Daten getrennt (getrennte Datenbank pro Mandant), die evidenz-Benutzer sind jedoch Mandantenübergreifend.

Beim Programmstart und aus der laufenden Software heraus können die Anwender einfach zwischen den Mandanten wechseln.

Die Mandantenfähigkeit können sie z.B. Nutzen, wenn Sie die Seminarerwaltung für mehrere verschiedene Firmen übernehmen und deren Daten strikt voneinander getrennt sind.

Schnittstellen

Neben den Standardschnittstellen zu Microsoft-Office-Programmen und der oben beschriebenen FiBu-Schnittstelle, sind folgende automatisierbare Schnittstellen zur Integration und Koppelung von evidenz Software mit anderen Systemen verfügbar.

Import-Schnittstelle für Personen und Firmendaten

zur Anbindung von evidenz Seminar-Management an einen bestehenden Personen- und/oder Firmenstamm (z.B. zentrale Adressdatenbank, CRM-System, …)
keine doppelte Datenerfassung und -pflege

E-Learning-Schnittstelle Moodle oder blink.it

Zur Anbindung der Lernplattformen Moodle oder blink.it (andere Systeme per Individualprogrammierung möglich)

Automatische Anlage von E-Learning-Kursen in der Lernplattform
Synchronisation von Benutzer-Daten
Automatisches Einschreiben von Benutzern in Kurse
Übernahme von Lernfortschritten in die evidenz Bildungshistorie

Speziell für blink.it bieten wir optional auch die Abrechnung und den Support über evidenz an. Damit haben Sie nur einen Ansprechpartner für die Seminarverwaltungssoftware und die Lernplattform.

Import-Schnittstelle für Teilnahmen und Vorkenntnisse

automatische, regelmäßige Übernahme von erfolgreichen Teilnahmen, die nicht in evidenz verwaltet wurden, in die Bildungshistorie von Personen

Erstellen von X-Rechnungen

Parallel zu einer PDF- oder Papierrechnung, wird eine XML-Datei nach dem X-Rechnungsstandard erzeugt.

Export-Schnittstelle Für Personen- und Firmendaten

Z.B. zur Anbindung weiterer Systeme mit Firmen- und Personen-Stammdaten.

Export-Schnittstelle für Themen- und Veranstaltungen

Z.B. zur Anbindung eines selbst erstellten Internet oder Intranet Seminarkataloges.

Export-Schnittstelle für Teilnahmen und Vorkenntnisse

Zum Export von Seminarteilnahmen in ein anderes Software-System (z.B. CRM)