evidenz Seminar-Management
Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen.
Grundmodul
Hinweis: Nachfolgend sind die Funktionen beschrieben, die nach aktueller Preisliste im Grundmodul enthalten sind. Bei Bestandskunden sind manche Funktionen evtl. nicht freigeschaltet und müssen als Zusatzmodul lizenziert werden.
Basisfunktionen
- Firmen- und Personen-Stamm
- Listen- und Serienbriefe, Serien E-Mails
- Workflow – Management (Aufgaben, Kontakte, Wiedervorlagen)
- Dokumentenmanagement
- Trainerstamm
- Themenstruktur mit Seminarvorlagen
- Veranstaltungen und Webinare, Teilnehmerverwaltung
- Seminarkosten
- Statistiken
- Kalenderansicht
Rechnungswesen
- Teilnehmerabrechnung pro Veranstaltung
- Auftraggeber-Abrechnung (Inhouse-Seminare) mit Textbausteinen zur Rechnungserstellung
- Automatischer Rechnungslauf z.B. über einen Zeitraum
- Gutschriften/Storno-Rechnungen
- Freie Rechnungen mit Textbausteinen (Artikelstamm)
- Rechnungsausgangsbuch
- integriertes dreistufiges Mahnwesen
Hotels und Übernachtungen
- Pflege von Stammdaten für Hotels mit Ausstattungsmerkmalen
- Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
- Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
- Hotelübernachtungsliste
Warteliste
- Erfassung von Interessenten zu Themen: automatisch aus überbuchten Seminaren oder manuell
- Themenweise Übersicht über Wartelisteneinträge
- Übernahme von Wartelisteneinträgen in konkrete Veranstaltungen
- Serienbriefe an „Wartende“
Raumverwaltung
- Pflege von Stammdaten für Tagungsstätten und die dazugehörigen Räume
- Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen mit Suche nach passenden, freien Räumen und Prüfung auf Doppelbelegung und Raumgröße
- Kalenderansicht zur Raumbelegung
Datenbankversionen
Bei den meisten Anwendungsfällen ist die Standardversion von evidenz ausreichend, die eine Access-Datenbank als Backend verwendet. Für größere Benutzerzahlen (mehr als ca. 5 gleichzeitige Benutzer) und große Datenmengen (mehr als ca. 50.000 Datensätze in der größten Tabelle) empfehlen wir die SQL-Server-Version von evidenz mit folgenden Vorteilen:
- Bessere Performance bei sehr großen Datenmengen oder großen Benutzerzahlen
- Berechtigungssystem (Lesen/Schreiben/kein Zugriff)
Der Funktionsumfang ist ansonsten mit der Access-Version identisch.