evidenz Seminar-Management - Seminarverwaltung einfach gemachtEvidenz Logo

evidenz Seminar-Management

Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen.

Grundmodul

Hinweis: Nachfolgend sind die Funktionen beschrieben, die nach aktueller Preisliste im Grundmodul enthalten sind. Bei Bestandskunden sind manche Funktionen evtl. nicht freigeschaltet und müssen als Zusatzmodul lizenziert werden.

Basisfunktionen

  • Firmen- und Personen-Stamm
  • Serien E-Mails, Listen- und Serienbriefe
  • Automatischer Eintrag von Workflows (ToDos) zu Veranstaltungen
  • Dokumente und Anhänge in allen Stammdaten
  • Trainerstamm
  • Themenstruktur mit Seminarvorlagen
  • Veranstaltungen und Webinare, Teilnehmerverwaltung
  • Kostenerfassung
  • Statistiken
  • Kalenderansicht und Dashboard

Rechnungswesen

  • Teilnehmerabrechnung pro Veranstaltung
  • Auftraggeber-Abrechnung (Inhouse-Seminare) mit Textbausteinen zur Rechnungserstellung
  • Erstellung von E-Rechnungen nach dem XRechnung-Standard
  • Automatischer Rechnungslauf z.B. über einen Zeitraum
  • Gutschriften/Storno-Rechnungen
  • Freie Rechnungen mit Textbausteinen (Artikelstamm)
  • Rechnungsausgangsbuch
  • integriertes dreistufiges Mahnwesen

Hotels und Übernachtungen

  • Pflege von Stammdaten für Hotels mit Ausstattungsmerkmalen
  • Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
  • Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
  • Hotelübernachtungsliste

Warteliste

  • Erfassung von Interessenten zu Themen: automatisch aus überbuchten Seminaren oder manuell
  • Themenweise Übersicht über Wartelisteneinträge
  • Übernahme von Personen auf der Warteliste in konkrete Veranstaltungen
  • Erinnerungs- oder Werbe-Mails an „Wartende“

Raumverwaltung

  • Pflege von Stammdaten für Tagungsstätten und die dazugehörigen Räume
  • Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen mit Suche nach passenden, freien Räumen und Prüfung auf Doppelbelegung und Raumgröße
  • Kalenderansicht zur Raumbelegung

Materialverwaltung

  • Pflege von Materialstammdaten (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
  • Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
  • Zusätzliche Anmerkungen zur Materialliste
  • Materialliste

Datenbankversionen

Bei den meisten Anwendungsfällen ist die Standardversion von evidenz ausreichend, die eine Access-Datenbank als Backend verwendet. Für größere Benutzerzahlen (mehr als ca. 5 gleichzeitige Benutzer) und große Datenmengen (mehr als ca. 50.000 Datensätze in der größten Tabelle) empfehlen wir die SQL-Server-Version von evidenz mit folgenden Vorteilen:

  • Bessere Performance bei sehr großen Datenmengen oder großen Benutzerzahlen
  • Berechtigungssystem (Lesen/Schreiben/kein Zugriff)

Der Funktionsumfang ist ansonsten mit der Access-Version identisch.

Zusatzmodule

Online-Buchungssystem

  • Darstellung Ihres Seminarkataloges im Internet oder im Intranet
  • In Ihre bestehenden Webseiten integrierbar
  • Online-Anmeldungen
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut
  • Alternativ zu den fertigen Web-Ansichten von evidenz können die Daten auch über eine REST-API ausgetauscht werden
  • Optional: weitere Subdomains (z.B. zur Darstellung in verschiedenen Webseiten)

Mustersysteme

Teilnehmer-Loginbereich im Online-Buchungssystem

  • Anzeige von besuchten Seminaren, zukünftigen Anmeldungen und Wartelisteneinträgen
  • Hinterlegen von Seminarbezogenen und persönlichen Dokumenten für die Teilnehmer
  • Seminaranmeldung ohne erneute Eingabe der persönlichen Daten

Trainer Selfservice

  • persönlicher Login pro Trainer
  • Trainerkalender: Alle Termine im Überblick
  • Beantwortung von Terminanfragen
  • Details zu einzelnen Seminaren: Ort, Teilnehmerliste, Auslastung, Link zum Feedbackbogen, etc.
  • Ändern der Webinar-URL (z.B. Zoom- oder Teams-Link)

Optional:

  • Einsicht in das Teilnehmerfeedback
  • Pflege der eigenen Stammdaten
  • Kommunikation mit einzelnen oder allen Teilnehmern per Mail, Telefon, WhatsApp, …
  • Erfassung von teilnehmerbezogenen Daten, z.B. Bewertung/Note, Fehlzeiten („Klassenbuchfunktion“)
  • Datei-Upload, z.B. zur Bereitstellung von Teilnehmerunterlagen, Übungsaufgaben, Fotoprotokollen

Feedbackbögen und Online-Feedback-Erfassung

  • Pflege eines Fragenpools und beliebig vieler Feedbackbogen-Varianten
  • Skalen- Text- und Auswahlfragen
  • Erfassung von Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen
  • Druckbare Auswertung mit Häufigkeitsverteilung auf den Ebenen Veranstaltung, Thema, Zeitraum, Trainer oder Hotel
  • Zugang für Teilnehmer per E-Mail-Link oder QR-Code
  • Teilnehmer füllen den Feedbackbogen online aus
  • Automatische Übernahme der Antworten in die evidenz Software
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Preisgruppen

  • Definition beliebiger Preisgruppen (z.B. Mitglieder, VIP-Kunden, etc.)
  • Zuordnung der Preisgruppen zu Firmenkunden
  • Hinterlegen von abweichenden Teilnahmegebühren pro Thema und Preisgruppe

Export-Schnittstelle für Rechnungsdaten (Fibu)

  • zur Anbindung eines Buchhaltungsprogramms
  • getestet mit DATEV und Lexware, an andere Programme anpassbar
  • Übergabe von Rechnungsdaten in eine Schnittstellendatei per Knopfdruck
  • Übergabe von Debitorenstammdaten
  • Übergabe von in evidenz erfassten Zahlungen

Kursprofile und Reihen

Abbildung komplexer Angebotsstrukturen, wie z.B.

  • Kongresse mit Einzelworkshops und Abendveranstaltung
  • Seminarreihen oder Paketbuchungen, die aus festen Einzelterminen bestehen
  • Definition von Pflichtteilen und optionalen Teilen pro Reihe
  • Abbildung von modularen Ausbildungen mit freier  Terminwahl

Outlook-Integration

Mit diesen beiden Modulen verbinden Sie Ihre Outlook bzw. Exchange-Server Postfächer mit evidenz

E-Mail-Synchronisation

  • Übernahme eingehender und ausgehender E-Mails aus dem persönlichen Outlook-Postfach des angemeldeten Benutzers in evidenz
  • Öffnen der Originalmail inkl. Anhängen direkt aus evidenz durch alle Benutzer

Kalender-Exporte

  • Definition beliebig vieler Outlook-Kalender-Exporte, z.B. ein Gesamt-Seminarkalender, ein Kalender pro Raum, ein Kalender pro Trainer.
  • Automatischer Export der Termine in die definierten Kalender im Hintergrund

Integrierte E-Learning Plattform

In evidenz integriert ist die E-Learning Plattform von blink.it.

Ihr Vorteil: die Abrechnung und der Support laufen über evidenz. Damit haben Sie nur einen Ansprechpartner für die Seminarverwaltungssoftware und die Lernplattform.

  • Automatische Anlage von E-Learning-Kursen in der Lernplattform
  • Synchronisation von Benutzer-Daten
  • Automatisches Einschreiben von Benutzern in Kurse
  • Übernahme von Lernfortschritten in die evidenz Bildungshistorie

Um Kosten zu sparen können Sie alternativ direkt einen Vertrag mit blink.it abschließen und „nur“ die Schnittstelle nutzen, bei gleicher Funktionalität. Die Schnittstelle ist auch für andere E-Learning Plattformen nutzbar (siehe unten).

Mandantenfähigkeit

Bei der Mandantenfähigkeit sind alle Daten getrennt (getrennte Datenbank pro Mandant), die evidenz-Benutzer sind jedoch Mandantenübergreifend.

Beim Programmstart und aus der laufenden Software heraus können die Anwender einfach zwischen den Mandanten wechseln.

Die Mandantenfähigkeit können sie z.B. Nutzen, wenn Sie die Seminarerwaltung für mehrere verschiedene Firmen übernehmen und deren Daten strikt voneinander getrennt sind.

Schnittstellen

Neben den Standardschnittstellen zu Microsoft-Office-Programmen und der oben beschriebenen FiBu-Schnittstelle, sind folgende automatisierbare Schnittstellen zur Integration und Koppelung von evidenz Software mit anderen Systemen verfügbar.

API - Schnittstellenpaket

Das Schnittstellenpaket besteht aus dateibasierten Schnittstellen und Webservices (REST-API).

Dateibasierte Schnittstellen können sehr einfach implementiert werden und kommen immer dann zum Einsatz, wenn die Daten nicht zeitkritisch sind. Typischer Anwendungsfall ist der tägliche  oder stündliche Export von Seminarteilnahmen in ein separates CRM-System.

Die leistungsfähigen Webservices ermöglichen den Abruf, Aktualisierung und Neuanlage bestimmter Daten direkt in der evidenz Datenbank. Im Gegensatz zu den dateibasierten Schnittstellen können Daten damit in Echtzeit mit Ihrer evidenz-Installation ausgetauscht werden.

Folgende Datenflüsse werden unterstützt:

  • Firmen (Import und Export)
  • Personen (Import und Export)
  • Trainer (Export, nur per Webservice)
  • Themen und Veranstaltungen (Export)
  • Teilnahmen (Export)
  • Wartelisteneinträge (Export)
  • Vorkenntnisse oder E-Learning-Teilnahmen (Import, nur dateibasiert)

E-Learning-Schnittstelle Moodle oder blink.it

Zur Anbindung der Lernplattformen Moodle oder blink.it (andere Systeme per Individualprogrammierung möglich)

  • Automatische Anlage von E-Learning-Kursen in der Lernplattform
  • Synchronisation von Benutzer-Daten
  • Automatisches Einschreiben von Benutzern in Kurse
  • Übernahme von Lernfortschritten in die evidenz Bildungshistorie

Speziell für blink.it bieten wir optional auch die Abrechnung und den Support über evidenz an. Damit haben Sie nur einen Ansprechpartner für die Seminarverwaltungssoftware und die Lernplattform.