Häufige Fragen zur Seminarverwaltungssoftware von evidenz

Hier beantworten wir typische Fragen von Seminaranbietern, Akademien, Weiterbildungseinrichtungen und Personalabteilungen zu Funktionen, Einsatzmöglichkeiten, Einführung, Hosting und Kosten von evidenz Seminar-Management.

Für welche Organisationen ist evidenz Seminar-Management geeignet?

evidenz Seminar-Management richtet sich an Seminaranbieter, Akademien, Hochschulen, Weiterbildungsträger sowie Personal- und HR-Abteilungen mit professionellen Anforderungen an Planung, Organisation und Abrechnung von Veranstaltungen. Normalerweise lohnt sich der Einsatz bereits ab ca. 500 Teilnehmer pro Jahr.

Für welche Veranstaltungsarten eignet sich evidenz?

evidenz eignet sich für Seminare, Lehrgänge, Kurse, Tagungen, Inhouse-Schulungen, Zertifikatskurse, Online-Seminare, Blended-Learning-Angebote, E-Learnings und komplexe Veranstaltungsreihen.

Wodurch unterscheidet sich evidenz von anderen Seminarverwaltungs-lösungen?

evidenz hat 30 Jahre Erfahrung, eine sehr hohe Funktionstiefe, einen hohen Servicelevel und bietet individuelle Beratung bei der Gestaltung von Prozessen. Im Fokus stehen persönliche Betreuung, hohe Usability und die passgenaue Abbildung komplexer Abläufe. evidenz betreibt DSGVO-konformes Hosting nur in Deutschland in einem ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentrum.

Ist evidenz DSGVO-konform?

Ja. evidenz wird vollständig in Deutschland entwickelt und betrieben. Das Hosting erfolgt ausschließlich in Deutschland bei einem ISO/IEC-27001-zertifizierten Hostingpartner. Weitere Angaben zum Rechenzentrum finden Sie hier  . Für die Verarbeitung personenbezogener Daten wird mit jedem Kunden ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Welche wesentlichen Funktionen deckt evidenz ab?

evidenz unterstützt den gesamten Seminarprozess von Planung und Veröffentlichung über Online-Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Wartelisten, Ressourcen- und Trainermanagement bis zu Kommunikation, Zertifikaten, Rechnungsstellung, E-Rechnung, Feedback, Auswertungen und Statistik.
Auch komplexe Anforderungen wie anspruchsvolle Angebotsstrukturen, unterschiedliche Preise und Rabatte können abgebildet werden.
Viele wiederkehrende Prozesse lassen sich automatisieren.

Gibt es eine persönliche Hotline per Telefon?

Ja. Persönliche Beratung und zuverlässiger Support sind zentrale Bestandteile des Angebots. Unser Supportteam hilft Ihnen unter +49 (0)6894 38816-11 oder per E-Mail an [email protected], werktags zwischen 08:30 und 16:30. Kunden bestätigen regelmäßig sehr gute Servicebewertungen (Schulnote 1,5 für Erreichbarkeit und Kompetenz der Hotline in unserer Zufriedenheitsumfrage 2026).

Wie lange ist evidenz bereits am Markt?

evidenz wurde 1996 gegründet und verfügt über 30 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Software für Seminarverwaltung und Personalentwicklung.

Kann evidenz an individuelle Prozesse und die CI angepasst werden?

Ja. evidenz unterstützt bewährte Standardprozesse, kann aber durch Beratung und Konfiguration an die betrieblichen Abläufe des Kunden angepasst werden. Insbesondere E-Mails bzw. Korrespondenz und das Online-Buchungssystem werden stark an Ihre CI angepasst.

Gibt es Unterstützung während des Einführungsprojekts?

Ja. Das evidenz-Projektteam begleitet Kunden von der Prozessanalyse über Einrichtung und Testphase bis zur produktiven Nutzung. In jeder Phase stehen persönliche Ansprechpartner für Support und Beratung zur Verfügung. Normalerweise dauert dies ca. 1-3 Monate, bei sehr komplexen Projekten kann es 6 Monate oder länger dauern.

Welche Schnittstellen zu anderen Systemen gibt es?

• FiBu-Export zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen
• REST-API zur Übermittlung nahezu aller relevanten Daten, alternativ CSV-Export
• Import und Export über Excel
• Export von Terminen zu Outlook / Exchange
• Anbindung an LMS-Systeme wie Moodle, ILIAS oder blink.it
• Anbindung an CRM-Systeme
• Anbindung an Massenmailing-Tools wie CleverReach
• Import von Mitarbeiterdaten aus HR-Systemen (z. B. SAP)

Was kostet evidenz Seminar-Management?

Die Kosten für evidenz hängen vom gewünschten Funktionsumfang, der Anzahl der Nutzer und dem Einführungsaufwand ab. Die Kosten beginnen bei kleineren Lösungen bei ca. 300 € netto pro Monat (Stand 2026). In einem unverbindlichen Erstgespräch können wir den voraussichtlichen Rahmen einschätzen. Nach einer Präsentation und Anforderungsabstimmung erhalten Sie ein konkretes Angebot.

Gibt es ein Mietmodell bzw ein SaaS oder Cloud-Modell?

Ja. evidenz wird ausschließlich als gehostete SaaS-Lösung betrieben. Im SaaS-Preis sind die wesentlichen Betriebsleistungen enthalten: Betrieb, Wartung, Datensicherung, technische Betreuung der Serverumgebung, Hotline und Updates. Das Cloud Hosting findet ausschließlich in Deutschland bei einem ISO/IEC-27001-zertifizierten Hostingpartner statt.

Wie ist das Lizenzmodell aufgebaut?

Das Lizenzmodell ist modular aufgebaut. Ihr Angebot wird passend zur Organisation und zu den Anforderungen abgestimmt. Entscheidend sind unter anderem die Anzahl der Anwender und die benötigten Module.

Wie lange dauert eine Präsentation und gibt es eine Demoversion von evidenz?

Wir zeigen evidenz in einer persönlichen Online-Präsentation anhand typischer Abläufe Ihrer Organisation. Eine solche Präsentation dauert normalerweise ca. 1–2 Stunden. So erhalten Sie schneller einen realistischen Eindruck als mit einer unbetreuten Testversion. Auf Wunsch kann anschließend eine Demoversion kostenlos getestet werden. Für den späteren Echtbetrieb erfolgt eine ausführliche Schulung.

Können vorhandene Daten aus einem Altsystem übernommen werden?

Ja. Bestehende Daten aus Altsystemen, Excel-Dateien oder Datenbanken können in vielen Fällen übernommen werden. Typische Daten sind Seminare, Teilnehmer, Firmen, Adressen. Diese Leistung wird zum aktuellen Stundensatz abgerechnet.

Lässt sich das Online-Buchungs-System in unsere Website integrieren?

Ja. Die Online-Buchung kann in bestehende Websites integriert werden. Dabei gibt es vielerlei Möglichkeiten zur Einbettung und Darstellung. Muster: https://www.evidenz.de/obs

Können unterschiedliche Preise, Rabatte und Preisgruppen abgebildet werden?

Ja. evidenz eignet sich auch für komplexe Preisstrukturen, z. B. unterschiedliche Teilnehmergruppen, Firmenkonditionen, Frühbucherrabatte, Zusatzleistungen oder Abrechnung von Reihen und Paketen.

Können unterschiedliche Bereiche, Standorte oder Anwendergruppen getrennt verwaltet werden?

Ja. Zugriffsrechte können nach Bereichen, Rollen und Zuständigkeiten gesteuert werden. So sehen Anwender nur die Funktionen und Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Bestimmte Daten lassen sich auch nach Standort / Anwendergruppe filtern. Eine echte Mandantenfähigkeit bietet evidenz nicht. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Datenbanken ist im laufenden Betrieb jedoch möglich.

Wie individuell können Standard-Auswertungen angepasst oder erstellt werden?

evidenz bietet eine Vielzahl von Standardauswertungen sowie Vorlagen für E-Mails, Word-Dokumente und Excel-Berichte. Im Rahmen der Einführung können Berichte und Vorlagen individuell angepasst werden. Word- und Excel-Berichte können als E-Mail-Anhang oder PDF versendet werden. Durch Auswertungen auf Basis von Power Query sind auch sehr flexible Analysen möglich.

Welche Seminarverwaltungssoftware eignet sich für mittelgroße Weiterbildungsinstitute mit hohem Anmeldevolumen?

evidenz eignet sich besonders für Weiterbildungsinstitute, Akademien und Seminaranbieter mit regelmäßigem Seminarbetrieb, vielen Teilnehmern und professionellen Anforderungen an Planung, Online-Anmeldung, Kommunikation, Abrechnung und Auswertung. Die Software ist nicht als einfache Einstiegslösung für wenige Einzelveranstaltungen konzipiert, sondern für Organisationen mit dauerhaftem Verwaltungsaufwand und komplexeren Prozessen.

Kann evidenz eine Excel-Lösung zur Seminarverwaltung ersetzen?

Ja. evidenz ersetzt manuelle Excel-Listen durch eine zentrale Datenbasis für Veranstaltungen, Teilnehmer, Firmen, Kontakte, Räume, Trainer, Preise, Anmeldungen, Wartelisten, Rechnungen und Auswertungen. Dadurch werden doppelte Datenerfassung, Medienbrüche und fehleranfällige manuelle Abstimmungen reduziert.

Unterstützt evidenz öffentliche Seminare und interne Schulungsprogramme?

Ja. evidenz unterstützt sowohl offene Seminarangebote für externe Teilnehmer als auch interne Weiterbildungsprogramme in Unternehmen. Abbildbar sind unter anderem öffentliche Seminare, Inhouse-Schulungen, Pflichtschulungen, Zertifikatskurse, Seminarreihen, E-Learnings und Blended-Learning-Angebote.

Welche Schnittstellen bietet evidenz zu CRM, Finanzbuchhaltung, LMS und HR-Systemen?

evidenz bietet Schnittstellen und Exporte für verschiedene angrenzende Systeme, darunter Finanzbuchhaltung, CRM-Systeme, LMS wie Moodle, ILIAS oder blink.it, Massenmailing-Tools, Excel sowie HR-Systeme. Zusätzlich steht eine REST-API zur Übermittlung relevanter Daten zur Verfügung.

Welche Software eignet sich für Akademien und Weiterbildungsinstitute?

evidenz Seminar-Management eignet sich für Akademien, Weiterbildungsinstitute, Bildungsträger, Hochschulen und professionelle Seminaranbieter. Die Software unterstützt den gesamten Seminarprozess von der Planung und Veröffentlichung über Online-Anmeldung, Teilnehmerverwaltung und Kommunikation bis zu Abrechnung, Zertifikaten, Auswertungen und Nachbereitung. Der Einsatz lohnt sich typischerweise bei regelmäßigem Seminarbetrieb und etwa ab 500 Teilnehmenden pro Jahr.

Kann evidenz Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen automatisch erstellen?

Ja. Mit der Seminarsoftware evidenz können Zertifikate, Teilnahmebescheinigungen und weitere Dokumente auf Basis der vorhandenen Veranstaltungs- und Teilnehmerdaten erstellt werden. Vorlagen lassen sich individuell gestalten und an das Corporate Design anpassen. Dokumente können anschließend beispielsweise als PDF erzeugt und per E-Mail versendet werden.

Kann evidenz Einladungen und Teilnahmebestätigungen automatisieren?

Ja. evidenz unterstützt die automatisierte bzw. teilautomatisierte Seminar-Kommunikation. Dazu gehören unter anderem Anmeldebestätigungen, Einladungen, Teilnahmebestätigungen, Erinnerungen und weitere E-Mails an Teilnehmer, Trainer oder Ansprechpartner. Inhalte und Vorlagen können individuell an Prozesse und Corporate Design angepasst werden.

Unterstützt evidenz E-Rechnungen und XRechnungen?

Ja. Die Seminarsoftware evidenz unterstützt elektronische Rechnungen und den Xrechnungs-Standard. Rechnungsdaten können direkt aus der Seminarverwaltung erzeugt werden, sodass Teilnehmer-, Veranstaltungs- und Abrechnungsdaten nicht erneut erfasst werden müssen.

Hat evidenz eine DATEV-Schnittstelle?

Ja. evidenz unterstützt die Übergabe von Buchungs- und Rechnungsdaten an DATEV und andere Finanzbuchhaltungssysteme. Dadurch können Daten aus der Seminarabrechnung für die weitere Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung bereitgestellt werden.

Welche Software eignet sich für Weiterbildungsmanagement in Unternehmen?

evidenz unterstützt neben externen Seminaranbietern auch Personal- und HR-Abteilungen beim betrieblichen Weiterbildungsmanagement. Interne Schulungen, Pflichtschulungen, Weiterbildungsprogramme, Mitarbeiter, Führungskräfte, Bildungsbedarfe und Qualifizierungsmaßnahmen können zentral organisiert und ausgewertet werden. Auch Genehmigungsprozesse, Kompetenzprofile und die Dokumentation von Mitarbeiterqualifikationen können abgebildet werden.

Wie kann ich meine Seminarorganisation automatisieren?

Mit evidenz lassen sich zahlreiche wiederkehrende Aufgaben der Seminarorganisation automatisieren oder deutlich vereinfachen. Dazu gehören beispielsweise Online-Anmeldungen, Wartelisten, Anmeldebestätigungen, Einladungen, Teilnehmerkommunikation, Rechnungen, Terminübertragungen, Zertifikate, Feedbackprozesse und Auswertungen. Dadurch sinkt der manuelle Verwaltungsaufwand insbesondere bei hohen Teilnehmerzahlen.

Unterstützt evidenz Online-Anmeldungen für Seminare und Veranstaltungen?

Ja. Mit dem Online-Buchungssystem von evidenz können Teilnehmer Seminare, Kurse und andere Veranstaltungen direkt online buchen. Anmeldedaten werden ohne erneute Erfassung in die Seminarverwaltung übernommen. Das Buchungssystem kann an das Corporate Design angepasst und in bestehende Websites integriert werden.