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evidenz Weiterbildungs-Management

Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen.

Grundmodul

Hinweis: Nachfolgend sind die Funktionen beschrieben, die nach aktueller Preisliste im Grundmodul enthalten sind. Bei Bestandskunden sind manche Funktionen evtl. nicht freigeschaltet und müssen als Zusatzmodul lizenziert werden.

Basisfunktionen

  • Firmen- und Personen-Stamm
  • Listen- und Serienbriefe, Serien E-Mails
  • Workflow – Management (Aufgaben, Kontakte, Wiedervorlagen)
  • Dokumentenmanagement
  • Trainerstamm
  • Themenstruktur mit Seminarvorlagen
  • Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen, Teilnehmerverwaltung
  • Seminarkosten
  • Statistiken
  • Kalenderansicht

Bildungsbedarf

  • Erfassung von Bildungsbedarf: Aus überbuchten Seminaren, durch manuellen Eintrag, aus dem Zusatzmodul „Online-Buchungssystem“ oder aus dem Zusatzmodul „Kompetenzprofile“
  • Automatischer Eintrag von Bildungsbedarf für Pflichtkurse, die regelmäßig wiederholt werden müssen (z.B. Sicherheitstrainings)
  • Themenweise Übersicht über Bedarfseinträge
  • Übernahme von Bildungsbedarfs-Einträgen in konkrete Veranstaltungen
  • Serienbriefe an Personen mit Bildungsbedarf

Raumverwaltung

  • Pflege eines Stammes für Tagungsstätten und die dazugehörigen Räume
  • Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen mit Suche nach passenden, freien Räumen und Prüfung auf Doppelbelegung und Raumgröße
  • Kalenderansicht zur Raumbelegung

Kostenstellen und interne Leistungsverrechnung

  • Kostenstellen-Stamm mit Anzeige der zugeordneten Personen und der belasteten Beträge
  • Zuordnung von Personen zu Kostenstellen mit Historisierung der Kostenstelle bei der Anmeldung, falls eine Person die Kostenstelle wechselt.
  • Ausdruckbare Liste „Interne Leistungsverrechnung“ für die Buchhaltung und Markierung abgerechneter Teilnahmen

Materialverwaltung

  • Pflege eines Materialstammes (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
  • Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
  • Zusätzliche Angaben zur Materialliste (direkt oder Textbausteine), druckbare Materialliste

Hotels und Übernachtungen

  • Pflege eines Hotelstammes mit Ausstattungsmerkmalen
  • Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
  • Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
  • Druckbare „Hotelübernachtungsliste“ als Anschreiben an das Hotel

Zusatzmodule

Online-Buchungssystem

  • Darstellung Ihres Seminarkataloges im Internet oder im Intranet
  • In Ihre bestehenden Webseiten integrierbar
  • Online-Anmeldungen
  • Optionale Zweit-Ansicht (z.B. zur Darstellung von Last-Minute Seminaren)
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Mustersysteme

Online-Bildungshistorie (Selfservice für Manager und Mitarbeiter)

  • Anzeige der Bildungshistorie, aktuelle Anmeldungen und Bildungsbedarf
  • Rollenbasiertes Berechtigungssystem (z.B. normale Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Seminarteilnahmen, Vorgesetzte die ihrer Mitarbeiter)
  • Soll/Ist-Vergleich pro Person in Kombination mit dem Modul „Kompetenzprofile“
  • In Ihr Intranet integrierbar (Single-Sign-On)
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Feedbackbögen und Online-Feedback-Erfassung

  • Pflege eines Fragenpools und beliebig vieler Feedbackbogen-Varianten
  • Skalen- Text- und Auswahlfragen
  • Erfassung von Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen
  • Druckbare Auswertung mit Häufigkeitsverteilung auf den Ebenen Veranstaltung, Thema, Zeitraum, Trainer oder Hotel
  • Bereitstellen von einem oder mehreren Feedbackbögen per Internet/Intranet
  • Zugang für Teilnehmer per E-Mail-Link, QR-Code im Namensschild oder Tablet im Seminarraum
  • Teilnehmer füllen den Feedbackbogen online aus
  • Automatische Übernahme der Antworten in die evidenz Software
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Stellenprofile und Reihen

  • Definition von Kompetenz- und Suchprofilen (benötigte Seminarthemen)
  • Soll/Ist-Vergleich pro Person: „Welche Kenntnisse sind zur Erfüllung eines Profils bereits vorhanden, welche fehlen noch?“
  • Automatischer Eintrag fehlender Seminarthemen in den Bildungsbedarf.
  • Expertensuche: Erweiterte Suchfunktion nach Personen, die bestimmte Profile erfüllen, bestimmte Seminare besucht haben, usw.

Rechnungswesen (Abrechnung externer Teilnehmer)

  • Teilnehmerabrechnung pro Veranstaltung
  • Auftraggeberabrechnung (Inhouse-Seminare) mit Textbausteinen zur Rechnungserstellung
  • Automatischer Rechnungslauf z.B. über einen Zeitraum
  • Gutschriften/Storno-Rechnungen
  • Freie Rechnungen mit Textbausteinen (Artikelstamm)
  • Rechnungsausgangsbuch
  • integriertes dreistufiges Mahnwesen

Export-Schnittstelle für Rechnungsdaten (Fibu)

  • zur Anbindung eines Buchhaltungsprogramms
  • getestet mit DATEV und Lexware, an andere Programme anpassbar
  • Übergabe von Rechnungsdaten in eine Schnittstellendatei per Knopfdruck
  • Übergabe von Debitorenstammdaten
  • Übergabe von in evidenz erfassten Zahlungen

Weitere Schnittstellen

Die nachfolgend beschriebenen Schnittstellen können automatisiert (z.B. täglich nachts, stündlich, ….) und auf einem Server betrieben werden, so dass ein regelmäßiger automatischer Datenabgleich stattfindet.

Import-Schnittstelle für Personen und Firmendaten

  • zur Anbindung von evidenz Weiterbildungs-Management an einen bestehenden Personen- und/oder Firmenstamm (z.B. Lohnbuchhaltung Paisy/SAP/P&I, zentrale Adressdatenbank, Zeitwirtschaft, …)
  • keine doppelte Datenerfassung und -pflege

Import-Schnittstelle für E-Learning-Teilnahmen und Vorkenntnisse

  • zur Anbindung eines E-Learning-Systems
  • automatische, regelmäßige Übernahme von erfolgreichen E-Learning-Teilnahmen in die Bildungshistorie von Personen

Export-Schnittstelle Für Personen- und Firmendaten

  • z.B. zur Anbindung weiterer Systeme mit Personalstammdatenbank oder zur Darstellung von Stammdaten im Internet/Intranet

Export-Schnittstelle für Themen- und Veranstaltungen

  • z.B. zur Anbindung eines selbst erstellten Internet oder Intranet Seminarkataloges