Die Gutshof Akademie im hessischen Frielendorf zählt zu den Marktführern im deutschsprachigen Europa und zu den 100 innovativsten Unternehmen in Deutschland und das seit 25 Jahren. Inzwischen haben mehr als 50.000 Menschen die Angebote der Akademie genutzt, um ihren Traum der Selbstständigkeit zu verwirklichen oder beruflich erfolgreicher aufzutreten. Der historische, liebevoll restaurierte Gutshof bietet dafür einen außergewöhnlichen Rahmen. Die Akademie wird von Ilona Dörr-Wälde und Rainer Wälde geführt.
Ausgangslage und Softwareeinführung
Ziel der Einführung von evidenz Seminarmanagement war es, die bisher verwendete individuell programmierte Software abzulösen, vor allem um Prozesse weiter zu digitalisieren und zu automatisieren. Dieses Ziel wurde vollständig erreicht, wie Rainer Wälde bestätigt: „Mit der Einführung von evidenz und der Digitalisierung des Seminar-Managements haben wir die Abläufe automatisiert. Auch die Evaluierung erfolgt jetzt digital, die TN bewerten direkt über einen QR-Code die jeweilige Veranstaltung. Die eingesparten Zeiten können wir künftig für die pädagogische Betreuung der Teilnehmer und die Studienberatung nutzen.“
Eine Besonderheit des Gutshofs ist das kleine Gästehaus mit 12 Zimmern, aus denen die Seminarteilnehmer eine traumhafte Aussicht über die Weiten von Nordhessen haben. Damit ergaben sich aber auch zusätzliche Anforderungen an die Organisation. Die Verwaltung von Gästezimmern ist zwar nicht die primäre Aufgabe einer Seminarmanagement Software, aber ein Hotelverwaltungsprogramm wäre für das Gästehaus der Gutshof Akademie definitiv überdimensioniert.
Die Herausforderung bei diesem evidenz-Projekt war es, hierfür eine pragmatische Lösung zu finden. Bereits im Standard-Funktionsumfang ermöglicht das Hotelmodul von evidenz die Erfassung von Übernachtungswünschen der Teilnehmer. Mit einer kleinen Individualanpassung wurden Funktionen zur automatischen Abrechnung der Übernachtungs- und Frühstücksleistungen ergänzt. Rainer Wälde: „Mit dem neuen evidenz-Seminarmanagement kann jetzt auch direkt die Buchung der Zimmer mit der Seminaranmeldung erfolgen. Die dahinter liegenden Verwaltungsprozesse laufen ebenfalls automatisiert ab.“
Etwas Glück hatten die Inhaber mit der Finanzierung: Bei dem Förderprogramm „Digi-Zuschuss“ des Landes Hessen, das per Losverfahren vergeben wird, erhielten Sie im dritten Versuch eine Zusage. Das Förderprogramm unterstützt KMU finanziell bei der Digitalisierung ihrer Prozesse.
Kundenmeinung
„Die Betreuung während der Einführung war exzellent. Auch die schrittweise Einführung und Schulung der Mitarbeiter hat sehr gut geklappt.“
Rainer Wälde, Inhaber der Gutshof-Akademie
