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Lächelnder Mann

Software für Personalentwicklung

Auf diesen Seiten erhalten Sie viele Informationen zur Funktionalität von evidenz. Entdecken Sie die Möglichkeiten von evidenz Weiterbildungs-Management, Sie lernen eine praxiserprobte und ausgereifte Lösung kennen, die Ihre tägliche Arbeit strukturiert und vereinfacht.

Um Ihnen ein passgenaues Angebot unterbreiten zu können, möchten wir Ihre Anforderungen etwas besser kennen lernen.
Am einfachsten bei einer unverbindlichen Internetpräsentation.

So einfach kann die Lösung sein!

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evidenz

evidenz - das Komplettpaket für das Weiterbildungs-Management

Der große Funktionsumfang des Grundmoduls von evidenz deckt alle Bereiche der innerbetrieblichen Weiterbildung ab.

Der modulare Aufbau ermöglicht eine individuelle Konfiguration.

Verfügbare Module:

  • Bildungsbedarfserfassung
  • Kompetenzprofile
  • Kostenstellen
  • Online-Buchungssystem
  • Selfservice für Führungskräfte
  • Feedbackbögen
  • Online-Feedbackerfassung
  • Raumverwaltung
  • Hotels & Übernachtungen
  • Materialverwaltung
  • Rechnungswesen
  • diverse Schnittstellen

Digitale Personalakte: Ihr Mitarbeiter im Überblick!

Alle Informationen zu den Mitarbeitern sind in einer Ansicht zusammengefasst:

  • Alle Stammdaten des Mitarbeiters
  • Besuchte und geplante Weiterbildungen
  • Bildungsbedarf
  • Erreichte Kompetenzprofile
  • Zielprofil

Über eine Schnittstelle können die Stammdaten automatisch mit anderen Personalsystemen synchron gehalten werden.

Die Expertensuche hilft Ihnen, Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen zu finden.

Der Themenkatalog: Ihr Überblick mit System

Die Themenstruktur gliedert Themen und Termine in einer übersichtlichen Hierarchie.

Themenbezogene Daten werden nur einmal erfasst und bei Neuanlage automatisch in die Veranstaltungstermine übernommen. Auch Seminarreihen, Kongresse und andere komplexe Terminstrukturen können problemlos abgebildet werden.

Freie Trainer mit passendem Themenschwerpunkt finden Sie über eine einfache Suchfunktion.

Sie planen Ihre Seminare gerne visuell im Kalender? Mit evidenz ganz einfach: Seminarkalender, Trainerbelegung und Raumbelegungsplan geben Ihnen einen schnellen Überblick inklusive Feiertagen und individuellen Sperrzeiten, wie z.B. Messeterminen.

Personalentwicklung: Vom Kompetenzprofil zum Bildungsbedarf

Mehrere Weiterbildungsthemen können als Stellen- oder Funktionsprofil zusammengefasst werden.

Die Soll-Ist-Analyse für einzelne Mitarbeiter hilft Ihnen, Bildungsbedarf zu erkennen.
Über die Verknüpfung eines Profils mit der Funktion des Mitarbeiters wird Bildungsbedarf auch automatisch eingetragen.

Planungsgrundlage: Bildungsbedarf erfassen und auswerten

Bildungsbedarf kann manuell erfasst oder bei Pflicht- oder Auffrischungsthemen automatisch eingetragen werden.

Zusätzlich können Teilnehmer aus überbuchten oder abgesagten Veranstaltungen im Bildungsbedarf aufgefangen werden.

Die themenweise Übersicht über alle Bildungsbedarfe dient als Planungsgrundlage für Weiterbildungsmaßnahmen. Mitarbeiter und Vorgesetzte können z.B. per E-Mail über offene Bedarfe informiert und zum Online-Buchungssystem weiter geleitet werden.

Selfservice für Führungskräfte und Mitarbeiter

Dieses Modul wird in Ihr Intranet eingebettet und gibt Führungskräften einen schnellen Überblick über den Bildungsstand ihrer Mitarbeiter.
Über den Abgleich mit Kompetenzprofile kann zusätzlicher Bildungsbedarf ermittelt und im Online-Buchungssystem sofort erfasst werden.

Die Online-Bildungshistorie dient auch dem einzelnen Mitarbeiter zur Einsicht in seine persönliche Seminarhistorie, geplante Maßnahmen und Bildungsbedarfe.

Dieses Selfservice-Modul erspart Ihnen zeitraubende Anfragen und E-Mails.

Für strukturiertes Arbeiten: Aufgaben und Automation

Optimieren Sie Ihre Seminarorganisation und hinterlassen Sie als Personalabteilung ein professionelles Bild bei Ihren Mitarbeitern. Evidenz unterstützt Sie durch Checklisten, die automatisch bei Ihren Veranstaltungen hinterlegt werden und Sie an wichtige ToDos und Termine erinnert oder Standardkorrespondenz sogar vollautomatisch versendet.

Auch an mitarbeiterbezogene Wiedervorlagen, z.B. für einen Rückruf, erinnert Sie evidenz zuverlässig.

Ihre Teilnehmer: perfekt betreut

Mit Hilfe der evidenz Software fühlen sich Ihre Teilnehmer optimal betreut und informiert. Nach der Online-Anmeldung wird eine automatisierte Eingangsbestätigung versendet, weitere Korrespondenz steuern Sie per Serien-E-Mail oder Serien-Druck Funktion aus evidenz.

Drucksachen wie Einladungsschreiben, Zertifikate, Teilnehmerlisten, Namensschilder usw. können als Word-Serienbrief einfach selbst gestaltet und per Mausklick aus der Veranstaltung heraus aufgerufen werden.

Bei Überbuchung oder Absage einer Veranstaltung werden die Teilnehmer in die themenbezogene Bildungsbedarfsliste gesetzt. Damit bleiben Personen mit Bildungsbedarf erhalten und können z.B. für spätere Seminare desselben Themas erneut angesprochen werden.

Online-Buchungssytem: Ihre Seminare im Intranet

Keine doppelte Datenpflege: setzen Sie Ihre Seminare mit einem Klick online und bieten Sie Ihren Mitarbeitern oder Vorgesetzten eine einfache Anmeldemöglichkeit. Alle Änderungen an freien Plätzen, Terminen oder Seminarbeschreibungen werden automatisch auf Ihre Webseite übernommen.

Das Online-Buchungssystem von evidenz wird ganz einfach in Ihre bestehende Intranetseite integriert, ohne Programmieraufwand auf Ihrer Seite.

Je nach Optik Ihres Intranets können Sie zwischen verschiedenen Layouts wählen: Kartenansicht, thematische Gliederung oder chronologische Ansicht. Jede Ansicht ist umfassend auf Ihre Bedürfnisse hin konfigurierbar.

Mustersysteme finden Sie unter Buchungssysteme online.

Kostenstellen und interne Leistungsverrechnung

Ganz egal, ob Sie intern als Profitcenter agieren oder als Personalabteilung Ihre Echtkosten 1:1 auf die Teilnehmer umlegen: Mit Evidenz behalten Sie den Überblick über die interne Leistungsverrechnung.

Wenn Mitarbeiter einer Kostenstelle zugeordnet sind, können Weiterbildungskosten intern auf Kostenstellen verrechnet werden. Die Echtkosten können dabei entweder auf die Teilnehmer umgelegt werden oder Sie definieren eine feste Teilnahmegebühr, mit der die Kostenstelle belastet wird.

Optional können Sie jährliche Budgets pro Kostenstelle überwachen.

Mit Hilfe von Reports können Sie Ihre Buchhaltung über die Leistungsverrechnungen informiert.

Feedback und Transferkontrolle durch Ihre Mitarbeiter

Das Feedbackmodul bietet Ihnen die Werkzeuge, die Sie zur Qualitätssicherung Ihres Seminarangebotes benötigen. Holen Sie Teilnehmer-Feedback per Online-Befragung oder klassisch mit Papierfragebögen ein.

Aussagekräftige Auswertungen mit Häufigkeitsverteilung zeigen Ihnen wie die Seminare bei Ihren Teilnehmern ankamen und welchen Effekt sie erzielt haben.

Und das nicht nur für die einzelne Veranstaltung, sondern auch auf Themen-, Hotel- oder Trainerebene.

Auswertung leicht gemacht: Serienbriefe, Listen und Excelexporte

Viele Serienbriefe, Statistiken und Listen sind bereits im Lieferumfang enthalten.

Eigene Vorlagen können Sie einfach mit Hilfe von Word oder Excel erstellen und nahtlos in die Software integrieren.

Komplexe Auswertungen können als individuelle Anpassung von evidenz realisiert werden.

Statistik: Alle wichtigen Kennzahlen griffbereit

Die typischen Kennzahlen wie Seminarstatistiken, Kostenstellenverrechnungen und Kosten Ihrer Weiterbildungsmaßnahmen können Sie jederzeit über eine einfach zu bedienende Statistikmaske abfragen.

Der Vergleich zum Gesamtjahr und zu anderen Themen zeigt Schwerpunkte und Trends. Eine Kostenaufschlüsselung hilft Ihnen Einsparpotenziale zu finden.

Eigene, individuelle Auswertungen können Sie über die Excel-Anbindung von evidenz selbst erstellen. Damit haben Sie Zugriff auf alle Daten des Systems und sind bei der Gestaltung Ihrer Statistiken völlig frei.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Die Qualität von Software zeigt sich nicht nur in einem großen Funktionsumfang, sondern auch darin, wie zugänglich die Funktionen sind. Bei der Entwicklung von evidenz legen wir daher einen besonders hohen Wert auf Übersichtlichkeit und Ergonomie.

Über regelmäßige Befragungen unserer Kunden und durch Usibility-Reviews externer Berater erhalten wir ein regelmäßiges Feedback und lassen Verbesserungsvorschläge in die Weiterentwicklung einfließen.

Ihre Vorteile durch gute Software-Ergonomie:

  • geringer Schulungsaufwand bei der Softwareeinführung
  • hohe Akzeptanz bei den Anwendern
  • effizientes, zeitsparendes und fehlerfreies Arbeiten

Im Rahmen unserer Servicevereinbarung erhalten Sie schnelle, kompetente Hotline-Unterstützung und regelmäßige Programmupdates.

evidenz Software wurde von Microsoft zertifiziert: Ihre Sicherheit für einen stabilen Betrieb unter Windows.

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evidenz

evidenz Weiterbildungs-Management

Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen

Grundmodul

Das Grundmodul enthält alle Funktionen, die nicht durch die Zusatzmodule abgedeckt werden:

  • Firmen- und Personen-Stamm
  • Listen- und Serienbriefe, Serien E-Mails
  • Workflow – Management (Aufgaben, Kontakte, Wiedervorlagen)
  • Dokumentenmanagement
  • Trainerstamm
  • Themenstruktur mit Seminarvorlagen
  • Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen, Teilnehmerverwaltung
  • Seminarkosten
  • Statistiken
  • Kalenderansicht

Zusatzmodule

Online-Buchungssystem

  • Darstellung Ihres Seminarkataloges im Internet oder im Intranet
  • In Ihre bestehenden Webseiten integrierbar
  • Online-Anmeldungen
  • Optionale Zweit-Ansicht (z.B. zur Darstellung von Last-Minute Seminaren)
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Mustersysteme

Online-Feedback-Erfassung

  • Bereitstellen von einem oder mehreren Feedbackbögen per Internet/Intranet
  • Zugang für Teilnehmer per E-Mail-Link, QR-Code im Namensschild oder herumgereichtes Tablet im Seminarraum
  • Teilnehmer füllen den Feedbackbogen online aus
  • Automatische Übernahme der Antworten in die evidenz Software
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

…..

Online-Bildungshistorie (Selfservice für Manager und Mitarbeiter)

  • Anzeige der Bildungshistorie, aktuelle Anmeldungen und Bildungsbedarf
  • Rollenbasiertes Berechtigungssystem (z.B. normale Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Seminarteilnahmen, Vorgesetzte die ihrer Mitarbeiter)
  • Soll/Ist-Vergleich pro Person in Kombination mit dem Modul „Kompetenzprofile“
  • In Ihr Intranet integrierbar (Single-Sign-On)
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Bildungsbedarf

  • Erfassung von Bildungsbedarf: Aus überbuchten Seminaren, durch manuellen Eintrag, aus dem Zusatzmodul „Online-Buchungssystem“ oder aus dem Zusatzmodul „Kompetenzprofile“
  • Automatischer Eintrag von Bildungsbedarf für Pflichtkurse, die regelmäßig wiederholt werden müssen (z.B. Sicherheitstrainings)
  • Themenweise Übersicht über Bedarfseinträge
  • Übernahme von Bildungsbedarfs-Einträgen in konkrete Veranstaltungen
  • Serienbriefe an Personen mit Bildungsbedarf

Kompetenzprofile

  • Definition von Kompetenz- und Suchprofilen (benötigte Seminarthemen)
  • Soll/Ist-Vergleich pro Person: „Welche Kenntnisse sind zur Erfüllung eines Profils bereits vorhanden, welche fehlen noch?“
  • Automatischer Eintrag fehlender Seminarthemen in den Bildungsbedarf.
  • Expertensuche: Erweiterte Suchfunktion nach Personen, die bestimmte Profile erfüllen, bestimmte Seminare besucht haben, usw.

Kostenstellen und interne Leistungsverrechnung

  • Kostenstellen-Stamm mit Anzeige der zugeordneten Personen und der belasteten Beträge
  • Zuordnung von Personen zu Kostenstellen mit Historisierung der Kostenstelle bei der Anmeldung, falls eine Person die Kostenstelle wechselt.
  • Ausdruckbare Liste „Interne Leistungsverrechnung“ für die Buchhaltung und Markierung abgerechneter Teilnahmen

Materialverwaltung

  • Pflege eines Materialstammes (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
  • Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
  • Zusätzliche Angaben zur Materialliste (direkt oder Textbausteine), druckbare Materialliste

Raumverwaltung ung Tagungsstätten

  • Pflege eines Materialstammes (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
  • Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
  • Zusätzliche Angaben zur Materialliste (direkt oder Textbausteine), druckbare Materialliste

Hotels und Übernachtungen

  • Pflege eines Hotelstammes mit Ausstattungsmerkmalen
  • Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
  • Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
  • Druckbare „Hotelübernachtungsliste“ als Anschreiben an das Hotel

Feedbackbögen

  • Pflege eines Fragenpools und beliebig vieler Feedbackbogen-Varianten
  • Erfassung von Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen
  • Druckbare Auswertung mit Häufigkeitsverteilung auf den Ebenen Veranstaltung, Thema, Zeitraum, Trainer oder Hotel

Rechnungswesen (Abrechnung externer Teilnehmer)

  • Teilnehmerabrechnung pro Veranstaltung
  • Auftraggeberabrechnung (Inhouse-Seminare) mit Textbausteinen zur Rechnungserstellung
  • Automatischer Rechnungslauf z.B. über einen Zeitraum
  • Gutschriften/Storno-Rechnungen
  • Freie Rechnungen mit Textbausteinen (Artikelstamm)
  • Rechnungsausgangsbuch
  • integriertes dreistufiges Mahnwesen

Schnittstellen

Manuell bediente Schnittstellen:

Auslösung auf Knopfdruck

Export-Schnittstelle für Rechnungsdaten (Fibu)

  • zur Anbindung eines Buchhaltungsprogramms
  • getestet mit DATEV und Lexware, an andere Programme anpassbar
  • Übergabe von Rechnungsdaten in eine Schnittstellendatei per Knopfdruck
  • Übergabe von Debitorenstammdaten
  • Übergabe von in evidenz erfassten Zahlungen

Automatisierte Schnittstellen:

Die nachfolgend beschriebenen Schnittstellen können automatisiert (z.B. täglich nachts, stündlich, ….) und auf einem Server betrieben werden, so dass ein regelmäßiger automatischer Datenabgleich stattfindet.

Import-Schnittstelle für Personen und Firmendaten

  • zur Anbindung von evidenz Weiterbildungs-Management an einen bestehenden Personen- und/oder Firmenstamm (z.B. Lohnbuchhaltung Paisy/SAP/P&I, zentrale Adressdatenbank, Zeitwirtschaft, …)
  • keine doppelte Datenerfassung und -pflege

Import-Schnittstelle für E-Learning-Teilnahmen und Vorkenntnisse

  • zur Anbindung eines E-Learning-Systems
  • automatische, regelmäßige Übernahme von erfolgreichen E-Learning-Teilnahmen in die Bildungshistorie von Personen

…..

Export-Schnittstelle Für Personen- und Firmendaten

  • z.B. zur Anbindung weiterer Systeme mit Personalstammdatenbank oder zur Darstellung von Stammdaten im Internet/Intranet

Export-Schnittstelle für Themen- und Veranstaltungen

  • z.B. zur Anbindung eines selbst erstellten Internet oder Intranet Seminarkataloges

…..

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evidenz

evidenz Software ist modular aufgebaut. Das umfangreiche Grundmodul wird nur um die Funktionen und Schnittstellen erweitert, die Sie wirklich benötigen.

Als “Software as a Service“-Lösung (SaaS) nutzen Sie evidenz über das Internet: Keine versteckten Kosten, kein Installations- und Wartungsaufwand, DSGVO konform *.
Je nach Modulzusammenstellung ist der Einstieg ab 125,- € pro Monat inkl. Hosting und Service möglich.

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot!

* Alternativ können die Lizenzen auch gekauft werden für eine Installation auf eigener Hardware.

Alle Preisangaben freibleibend und zzgl. MwSt.

ab 125€
pro Monat
Grundmodul für einen Benutzer
inklusive Updates
inklusive Hosting
inklusive Hotline-Service
inklusive Kundenzufriedenheit

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