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Lächelnder Mann

Software zur Seminarverwaltung

Auf diesen Seiten erhalten Sie viele Informationen zur Funktionalität von evidenz. Entdecken Sie die Möglichkeiten von evidenz Seminar-Management, Sie lernen eine praxiserprobte und ausgereifte Lösung kennen, die Ihre tägliche Arbeit strukturiert und vereinfacht.

Um Ihnen ein passgenaues Angebot unterbreiten zu können, möchten wir Ihre Anforderungen etwas besser kennen lernen.
Am einfachsten bei einer unverbindlichen Internetpräsentation.

So einfach kann die Lösung sein!

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evidenz

evidenz - das Komplettpaket für Seminaranbieter

Der große Funktionsumfang des Grundmoduls stellt mit Rechnungswesen und Warteliste alle Kernfunktionen für Ihre Seminarverwaltung bereit.

Durch leistungsfähige Zusatzmodule kann der Funktionsumfang individuell nach Ihren Anforderungen erweitert werden.

Verfügbare Module:

  • Hotels & Übernachtungen
  • Raumverwaltung
  • Materialverwaltung
  • Online-Buchungssystem
  • Feedbackbögen
  • Online-Feedbackerfassung
  • diverse Schnittstellen

Der Themenkatalog: Ihr Überblick mit System

Die Themenstruktur gliedert Ihre Seminare in eine übersichtliche Hierarchie.

Themenbezogene Daten werden nur einmal erfasst und bei Neuanlage automatisch in die Veranstaltungstermine übernommen. Auch Seminarreihen, Kongresse und andere komplexe Terminstrukturen können problemlos abgebildet werden.

Freie Trainer mit passendem Themenschwerpunkt finden Sie über eine einfache Suchfunktion.

Sie planen Ihre Seminare gerne visuell im Kalender? Mit evidenz ganz einfach: Seminarkalender, Trainerbelegung und Raumbelegungsplan geben Ihnen einen schnellen Überblick inklusive Feiertagen und individuellen Sperrzeiten, wie z.B. Messeterminen.

Ressourcen - voll im Griff

Die Ressourcenverwaltung von Evidenz unterstützt Sie bei der Seminarplanung und hilft passende Hotels, Räume oder Material zu finden.

Das Hotelmodul ermöglicht es, Hotels als Seminarort und Übernachtungen von Teilnehmern und Trainern zu erfassen.

Bei der Raumbelegung wird neben der Verfügbarkeit auch die Raumgröße geprüft.

Auch Tagungstechnik und Material, wie Moderationskoffer, Beamer, Fahrzeuge usw. können bei der Seminarplanung berücksichtigt werden.

Für strukturiertes Arbeiten: Aufgaben und Automation

Optimieren Sie Ihre Seminarorganisation und hinterlassen Sie ein professionelles Bild bei Ihren Kunden. Evidenz unterstützt Sie durch Checklisten, die automatisch bei Ihren Veranstaltungen hinterlegt werden und Sie an wichtige ToDos und Termine erinnert oder Standardkorrespondenz sogar vollautomatisch versendet.

Auch an kundenbezogene Wiedervorlagen im Rahmen Ihres Vertriebs erinnert Sie evidenz zuverlässig.

Online-Buchungssystem: Ihre Seminare im Internet

Keine doppelte Datenpflege: setzen Sie Ihre Seminare mit einem Klick online und bieten Sie Ihren Kunden eine einfache Anmeldemöglichkeit. Alle Änderungen an freien Plätzen, Terminen oder Seminarbeschreibungen werden automatisch auf Ihre Webseite übernommen.

Das Online-Buchungssystem von evidenz wird ganz einfach in Ihre bestehende Webseite integriert, ohne Programmieraufwand auf Ihrer Seite.

Je nach Optik Ihrer Webseite können Sie zwischen verschiedenen Layouts wählen: Kartenansicht, thematische Gliederung oder chronologische Ansicht. Jede Ansicht ist umfassend auf Ihre Bedürfnisse hin konfigurierbar.

Mustersysteme finden Sie unter Buchungssysteme online.

Ihre Teilnehmer: perfekt betreut

Mit Hilfe der evidenz Software fühlen sich Ihre Teilnehmer optimal betreut und informiert. Nach der Online-Anmeldung wird eine automatisierte Eingangsbestätigung versendet, weitere Korrespondenz steuern Sie per Serien-E-Mail oder Serien-Druck Funktion aus evidenz.

Drucksachen wie Einladungsschreiben, Zertifikate, Teilnehmerlisten, Namensschilder usw. können als Word-Serienbrief einfach selbst gestaltet und per Mausklick aus der Veranstaltung heraus aufgerufen werden.

Sie bieten langfristige oder modulare Ausbildungen an? Dann bietet die Online-Bildungshistorie mit Login dem Teilnehmer einen vollständigen Überblick über bereits absolvierte Seminare, Anmeldungen an zukünftigen Terminen und Themen für die er bereits vorgemerkt ist.

Bei Überbuchung oder Absage einer Veranstaltung werden die Teilnehmer auf eine themenbezogene Warteliste gesetzt. Damit bleiben Ihnen am Thema interessierte Personen erhalten und können z.B. für spätere Seminare desselben Themas erneut angesprochen werden.

Seminarbelegung

Steuern Sie rechtzeitig gegen, wenn Seminare zu schwach oder unterbelegt sind.

Die Belegungsliste mit intuitiver Ampelfunktion zeigt Ihnen auf einen Blick, wie die kommenden Seminare ausgelastet sind.

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Rechnungswesen: Überblick über Rechnungen und Zahlungen

Ganz egal ob offenes Seminar oder Inhouse-Schulung: Schnell und einfach erzeugt evidenz die druckfertige Rechnung und versendet sie je nach Wunsch Ihres Kunden als PDF-Anhang per Mail oder ausgedruckt auf Papier.

Eine Liste über offene Posten, das Erfassen von Zahlungseingängen sowie ein dreistufiges Mahnverfahren komplettieren das Rechnungswesen.

Optional können Rechnungsdaten per Schnittstelle an eine FiBu-Software (z.B. DATEV) oder an Ihren Steuerberater übergeben werden.

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Feedbackbögen: Die Meinung Ihrer Teilnehmer ist wichtig

Das Feedbackmodul bietet Ihnen die Werkzeuge, die Sie zur Qualitätssicherung Ihres Seminarangebotes benötigen. Holen Sie Teilnehmer-Feedback per Online-Befragung oder klassisch mit Papierfragebögen ein.

Aussagekräftige Auswertungen mit Häufigkeitsverteilung zeigen Ihnen wie die Seminare bei Ihren Teilnehmern ankamen.

Und das nicht nur für die einzelne Veranstaltung, sondern auch auf Themen-, Hotel- oder Trainerebene.

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Stammdaten und CRM: Machen Sie mehr aus Ihren Kundenbeziehungen

evidenz gibt Ihnen alle notwendigen Werkzeuge zur Adressverwaltung und zum CRM an die Hand.

Frei definierbare Felder und beliebig erweiterbare Merkmalslisten erlauben gezielte Adress-Selektionen auch bei komplexen Anforderungen.

Die Kontakthistorie (z.B. für Telefonnotizen oder E-Mails) ermöglicht zusammen mit der Wiedervorlagefunktion eine optimale Akquise.

Statistik Auszug

Statistik: Alle wichtigen Kennzahlen griffbereit

Die typischen Kennzahlen wie Seminarstatistiken, Umsätze und Kosten Ihres Seminargeschäfts können Sie jederzeit über eine einfach zu bedienende Statistikmaske abfragen.

Der Vergleich zum Gesamtjahr und zu anderen Themen zeigt Ihre rentabelsten Geschäftsfelder und Trends. Eine Kostenaufschlüsselung hilft Ihnen Einsparpotenziale zu finden.

Eigene, individuelle Auswertungen können Sie durch die Excel-Anbindung von evidenz selbst erstellen. Damit haben Sie Zugriff auf alle Daten des Systems und sind bei der Gestaltung Ihrer Statistiken völlig frei.

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Die Qualität von Software zeigt sich nicht nur in einem großen Funktionsumfang, sondern auch darin, wie zugänglich die Funktionen sind. Bei der Entwicklung von evidenz legen wir daher einen besonders hohen Wert auf Übersichtlichkeit und Ergonomie.

Über regelmäßige Befragungen unserer Kunden und durch Usibility-Reviews externer Berater erhalten wir ein regelmäßiges Feedback und lassen Verbesserungsvorschläge in die Weiterentwicklung einfließen.

Ihre Vorteile durch gute Software-Ergonomie:

  • geringer Schulungsaufwand bei der Softwareeinführung
  • hohe Akzeptanz bei den Anwendern
  • effizientes, zeitsparendes und fehlerfreies Arbeiten

Im Rahmen unserer Servicevereinbarung erhalten Sie schnelle, kompetente Hotline-Unterstützung und regelmäßige Programmupdates.

evidenz Software wurde von Microsoft zertifiziert: Ihre Sicherheit für einen stabilen Betrieb unter Windows.

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evidenz

evidenz Seminar-Management

Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen

Grundmodul

Das Grundmodul enthält alle Funktionen, die nicht durch die Zusatzmodule abgedeckt werden:

  • Firmen- und Personen-Stamm
  • Listen- und Serienbriefe, Serien E-Mails
  • Workflow – Management (Aufgaben, Kontakte, Wiedervorlagen)
  • Dokumentenmanagement
  • Trainerstamm
  • Themenstruktur mit Seminarvorlagen
  • Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen, Teilnehmerverwaltung
  • Seminarkosten
  • Statistiken
  • Kalenderansicht

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  • Rechnungswesen
    • Teilnehmerabrechnung pro Veranstaltung
    • Auftraggeber-Abrechnung (Inhouse-Seminare) mit Textbausteinen zur Rechnungserstellung
    • Automatischer Rechnungslauf z.B. über einen Zeitraum
    • Gutschriften/Storno-Rechnungen
    • Freie Rechnungen mit Textbausteinen (Artikelstamm)
    • Rechnungsausgangsbuch
    • integriertes dreistufiges Mahnwesen
  • Warteliste
    • Erfassung von Interessenten zu Themen: automatisch aus überbuchten Seminaren oder manuell
    • Themenweise Übersicht über Wartelisteneinträge
    • Übernahme von Wartelisteneinträgen in konkrete Veranstaltungen
    • Serienbriefe an „Wartende“

Zusatzmodule

Online-Buchungssystem

  • Darstellung Ihres Seminarkataloges im Internet oder im Intranet
  • In Ihre bestehenden Webseiten integrierbar
  • Online-Anmeldungen
  • Optionale Zweit-Ansicht (z.B. zur Darstellung von Last-Minute Seminaren)
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Mustersysteme

Online-Feedback-Erfassung

  • Bereitstellen von einem oder mehreren Feedbackbögen per Internet/Intranet
  • Zugang für Teilnehmer per E-Mail-Link, QR-Code im Namensschild oder herumgereichtes Tablet im Seminarraum
  • Teilnehmer füllen den Feedbackbogen online aus
  • Automatische Übernahme der Antworten in die evidenz Software
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

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Materialverwaltung

  • Pflege eines Materialstammes (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
  • Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
  • Zusätzliche Angaben zur Materialliste (direkt oder Textbausteine), druckbare Materialliste

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Raumverwaltung und Tagungsstätten

  • Pflege eines Stammes für Tagungsstätten und die dazugehörigen Räume
  • Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen mit Suche nach passenden, freien Räumen und Prüfung auf Doppelbelegung und Raumgröße
  • Kalenderansicht zur Raumbelegung

Hotels und Übernachtungen

  • Pflege eines Hotelstammes mit Ausstattungsmerkmalen
  • Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
  • Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
  • Druckbare „Hotelübernachtungsliste“ als Anschreiben an das Hotel

Feedbackbögen

  • Pflege eines Fragenpools und beliebig vieler Feedbackbogen-Varianten
  • Erfassung von Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen
  • Druckbare Auswertung mit Häufigkeitsverteilung auf den Ebenen Veranstaltung, Thema, Zeitraum, Trainer oder Hotel

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Schnittstellen

Manuell bediente Schnittstellen:

Auslösung auf Knopfdruck

Export-Schnittstelle für Rechnungsdaten (Fibu)

  • zur Anbindung eines Buchhaltungsprogramms
  • getestet mit DATEV und Lexware, an andere Programme anpassbar
  • Übergabe von Rechnungsdaten in eine Schnittstellendatei per Knopfdruck
  • Übergabe von Debitorenstammdaten
  • Übergabe von in evidenz erfassten Zahlungen

Automatisierte Schnittstellen:

Die nachfolgend beschriebenen Schnittstellen können automatisiert (z.B. täglich nachts, stündlich, ….) und auf einem Server betrieben werden, so dass ein regelmäßiger automatischer Datenabgleich stattfindet.

Import-Schnittstelle für Personen und Firmendaten

  • zur Anbindung von evidenz Seminar-Management an einen bestehenden Personen- und/oder Firmenstamm (z.B. zentrale Adressdatenbank, CRM-System, …)
  • keine doppelte Datenerfassung und -pflege

Import-Schnittstelle für E-Learning-Teilnahmen und Vorkenntnisse

  • zur Anbindung eines E-Learning-Systems
  • automatische, regelmäßige Übernahme von erfolgreichen E-Learning-Teilnahmen in die Bildungshistorie von Personen

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Export-Schnittstelle Für Personen- und Firmendaten

  • z.B. zur Anbindung weiterer Systeme mit Personalstammdatenbank oder zur Darstellung von Stammdaten im Internet/Intranet

Export-Schnittstelle für Themen- und Veranstaltungen

  • z.B. zur Anbindung eines selbst erstellten Internet oder Intranet Seminarkataloges

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evidenz

evidenz Software ist modular aufgebaut. Das umfangreiche Grundmodul wird nur um die Funktionen und Schnittstellen erweitert, die Sie wirklich benötigen.

Als “Software as a Service“-Lösung (SaaS) nutzen Sie evidenz über das Internet: Keine versteckten Kosten, kein Installations- und Wartungsaufwand, DSGVO konform *.
Je nach Modulzusammenstellung ist der Einstieg ab 109,- € pro Monat inkl. Hosting und Service möglich.

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot!

* Alternativ können die Lizenzen auch gekauft werden für eine Installation auf eigener Hardware.

Alle Preisangaben freibleibend und zzgl. MwSt.

ab 109€
pro Monat
Grundmodul für einen Benutzer
inklusive Updates
inklusive Hosting
inklusive Hotline-Service
inklusive Kundenzufriedenheit

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