evidenz Seminar-Management

Kurzbeschreibung der Module und Schnittstellen.

Grundmodul

Das Grundmodul enthält alle Funktionen, die nicht durch die Zusatzmodule abgedeckt werden:

  • Firmen- und Personen-Stamm
  • Listen- und Serienbriefe, Serien E-Mails
  • Workflow – Management (Aufgaben, Kontakte, Wiedervorlagen)
  • Dokumentenmanagement
  • Trainerstamm
  • Themenstruktur mit Seminarvorlagen
  • Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen, Teilnehmerverwaltung
  • Seminarkosten
  • Statistiken
  • Kalenderansicht
  • Rechnungswesen
    • Teilnehmerabrechnung pro Veranstaltung
    • Auftraggeber-Abrechnung (Inhouse-Seminare) mit Textbausteinen zur Rechnungserstellung
    • Automatischer Rechnungslauf z.B. über einen Zeitraum
    • Gutschriften/Storno-Rechnungen
    • Freie Rechnungen mit Textbausteinen (Artikelstamm)
    • Rechnungsausgangsbuch
    • integriertes dreistufiges Mahnwesen
  • Warteliste
    • Erfassung von Interessenten zu Themen: automatisch aus überbuchten Seminaren oder manuell
    • Themenweise Übersicht über Wartelisteneinträge
    • Übernahme von Wartelisteneinträgen in konkrete Veranstaltungen
    • Serienbriefe an „Wartende“

Zusatzmodule

Online-Buchungssystem

  • Darstellung Ihres Seminarkataloges im Internet oder im Intranet
  • In Ihre bestehenden Webseiten integrierbar
  • Online-Anmeldungen
  • Optionale Zweit-Ansicht (z.B. zur Darstellung von Last-Minute Seminaren)
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Mustersysteme

Online-Feedback-Erfassung

  • Bereitstellen von einem oder mehreren Feedbackbögen per Internet/Intranet
  • Zugang für Teilnehmer per E-Mail-Link, QR-Code im Namensschild oder herumgereichtes Tablet im Seminarraum
  • Teilnehmer füllen den Feedbackbogen online aus
  • Automatische Übernahme der Antworten in die evidenz Software
  • Kein zusätzlicher Aufwand für Ihre IT: Das System wird komplett von evidenz eingerichtet, gehostet und betreut

Materialverwaltung

  • Pflege eines Materialstammes (z.B. Beamer, Moderatorenkoffer, …)
  • Zuordnung von Material zu einer Veranstaltung mit Überprüfung auf Doppelbelegung
  • Zusätzliche Angaben zur Materialliste (direkt oder Textbausteine), druckbare Materialliste

Raumverwaltung und Tagungsstätten

  • Pflege eines Stammes für Tagungsstätten und die dazugehörigen Räume
  • Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen mit Suche nach passenden, freien Räumen und Prüfung auf Doppelbelegung und Raumgröße
  • Kalenderansicht zur Raumbelegung

Hotels und Übernachtungen

  • Pflege eines Hotelstammes mit Ausstattungsmerkmalen
  • Zuordnung von einem oder mehreren Hotels zu einer Veranstaltung, als Veranstaltungsort oder als reines Übernachtungshotel, mit Suchfunktion nach passenden Hotels
  • Erfassung von Übernachtungen für Trainer und Teilnehmer mit variablem Anreise/Abreisetag und Bemerkungen (z.B. „Nichtraucherzimmer“)
  • Druckbare „Hotelübernachtungsliste“ als Anschreiben an das Hotel

Feedbackbögen

  • Pflege eines Fragenpools und beliebig vieler Feedbackbogen-Varianten
  • Erfassung von Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen
  • Druckbare Auswertung mit Häufigkeitsverteilung auf den Ebenen Veranstaltung, Thema, Zeitraum, Trainer oder Hotel

Schnittstellen

Manuell bediente Schnittstellen:

Auslösung auf Knopfdruck

Export-Schnittstelle für Rechnungsdaten (Fibu)

  • zur Anbindung eines Buchhaltungsprogramms
  • getestet mit DATEV und Lexware, an andere Programme anpassbar
  • Übergabe von Rechnungsdaten in eine Schnittstellendatei per Knopfdruck
  • Übergabe von Debitorenstammdaten
  • Übergabe von in evidenz erfassten Zahlungen

Automatisierte Schnittstellen:

Die nachfolgend beschriebenen Schnittstellen können automatisiert (z.B. täglich nachts, stündlich, ….) und auf einem Server betrieben werden, so dass ein regelmäßiger automatischer Datenabgleich stattfindet.

Import-Schnittstelle für Personen und Firmendaten

  • zur Anbindung von evidenz Seminar-Management an einen bestehenden Personen- und/oder Firmenstamm (z.B. zentrale Adressdatenbank, CRM-System, …)
  • keine doppelte Datenerfassung und -pflege

Import-Schnittstelle für E-Learning-Teilnahmen und Vorkenntnisse

  • zur Anbindung eines E-Learning-Systems
  • automatische, regelmäßige Übernahme von erfolgreichen E-Learning-Teilnahmen in die Bildungshistorie von Personen

Export-Schnittstelle Für Personen- und Firmendaten

  • z.B. zur Anbindung weiterer Systeme mit Personalstammdatenbank oder zur Darstellung von Stammdaten im Internet/Intranet

Export-Schnittstelle für Themen- und Veranstaltungen

  • z.B. zur Anbindung eines selbst erstellten Internet oder Intranet Seminarkataloges